Manuelle Prozesse in der Buchhaltung gehören zu den größten Zeitfressern und Fehlerquellen in Unternehmen. Ob es sich um die Erfassung von Eingangsrechnungen, den Abgleich von Zahlungen oder die Belegarchivierung handelt – viele dieser wiederkehrenden Aufgaben lassen sich durch Automatisierung effizienter und sicherer gestalten. Besonders im Hinblick auf die Pflicht zur Digitalisierung von Rechnungen ab Januar 2025 („E-Rechnung“) ist es für Unternehmen entscheidend, jetzt die Weichen für eine zukunftssichere Buchhaltung zu stellen. 

In diesem Blogbeitrag geben wir euch konkrete Tipps und Tricks, wie ihr manuelle Prozesse in der Buchhaltung automatisieren könnt, welche Tools euch unterstützen und wie ihr euch auf die anstehenden gesetzlichen Anforderungen vorbereitet. 

Warum die Automatisierung von Buchhaltungsprozessen so wichtig ist 

Manuelle Buchhaltungsprozesse sind nicht nur ineffizient, sondern bergen auch ein hohes Risiko für Fehler, wie etwa falsche Zahlungszuordnungen oder verlorene Belege. Durch die Automatisierung könnt ihr: 

• Zeit sparen: Routineaufgaben laufen schneller ab, sodass ihr euch auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren könnt. 

• Fehler vermeiden: Automatisierte Systeme erkennen und beheben Fehler schneller und zuverlässiger als manuelle Prozesse. 

• Compliance sicherstellen: Die gesetzliche Pflicht zur Digitalisierung von Rechnungen ab 2025 verlangt, dass eure Buchhaltung digital funktioniert. Automatisierung hilft euch dabei, diesen Übergang nahtlos zu gestalten. 

1. Digitalisierung von Rechnungen 

Mit der kommenden Pflicht zur Digitalisierung von Rechnungen ab Januar 2025 steht die manuelle Verarbeitung von Papierrechnungen (von einigen Übergangsfristen abgesehen) endgültig vor dem Aus. Jetzt ist der ideale Zeitpunkt, um den Eingangsrechnungsprozess zu automatisieren und den gesamten Workflow zu digitalisieren. So könnt ihr das Schritt für Schritt angehen: 

a) Elektronische Rechnungsstellung und -erfassung 

Statt manuellem Erfassen von Papierrechnungen, solltet ihr auf digitale Rechnungen umsteigen. Viele Unternehmen arbeiten bereits mit Formaten wie ZUGFeRD oder XRechnung, die den Austausch und die maschinelle Verarbeitung von Rechnungen ermöglichen. Eingehende Rechnungen lassen sich so direkt in euer Buchhaltungssystem einspielen und automatisch erfassen. 

b) Automatisierte Rechnungsprüfung 

Die manuelle Prüfung von Rechnungen auf Vollständigkeit und Richtigkeit kann zeitaufwändig und fehleranfällig sein. Mit Tools wie DATEV Unternehmen Online oder SAP Invoice Management könnt ihr Rechnungen automatisch auf formale Anforderungen, Steuerbeträge und Belegdaten prüfen lassen. Eventuelle Abweichungen oder Fehler werden direkt markiert, sodass ihr sofort reagieren könnt. 

c) Belegarchivierung 

Digitale Rechnungen müsst ihr natürlich auch archivieren. Anstatt Papierordner zu füllen, könnt ihr ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie DocuWare oder ELO verwenden, um Rechnungen elektronisch und revisionssicher zu archivieren. So habt ihr jederzeit Zugriff auf eure Rechnungen und könnt gesetzliche Aufbewahrungspflichten erfüllen. Prüft vorab die genauen Archivierungsoptionen und lasst euch beraten, denn eure Daten dürfen im Nachgang nicht mehr veränderbar sein. 

2. Automatisierter Zahlungsabgleich 

Der Abgleich von Rechnungen mit Zahlungseingängen gehört zu den wichtigsten, aber auch zeitintensivsten Aufgaben in der Buchhaltung. Durch die Automatisierung könnt ihr hier viele manuelle Schritte eliminieren: 

a) Banktransaktionen automatisch importieren 

Anstatt manuell Kontoauszüge herunterzuladen und Zahlungseingänge abzugleichen, lassen sich Banktransaktionen automatisiert in euer Buchhaltungssystem importieren. Viele Buchhaltungssysteme wie DATEV oder Lexware bieten bereits Schnittstellen zu Banken, die diesen Prozess vereinfachen. 

b) Automatisierter Abgleich von Zahlungen und Rechnungen 

Moderne Buchhaltungssysteme können Zahlungseingänge automatisch mit den offenen Posten abgleichen. Systeme wie Sage 50cloud oder QuickBooks bieten Funktionen, die Zahlungen anhand von Rechnungsnummern oder Beträgen zuordnen. So werden offene Rechnungen automatisch als bezahlt markiert, und ihr spart euch den manuellen Abgleich. 

3. Automatische Mahnläufe und Zahlungserinnerungen 

Manuelle Mahnungen zu versenden, kostet Zeit und kann in stressigen Phasen leicht übersehen werden. Mit einer automatisierten Mahn- und Zahlungserinnerungsfunktion bleibt ihr immer auf dem neuesten Stand und sorgt für eine rechtzeitige Zahlung der Kunden. 

a) Automatisierte Mahnungen 

Viele Buchhaltungsprogramme bieten integrierte Mahnfunktionen, die offene Rechnungen überwachen und nach definierten Fristen automatisch Mahnungen erstellen und verschicken. Billomat und FastBill sind zwei Tools, die diesen Prozess automatisiert durchführen und euch helfen, den Überblick über offene Forderungen zu behalten. 

b) Erinnerungs-E-Mails 

Anstatt manuell Zahlungserinnerungen zu verfassen, könnt ihr vorformulierte E-Mails hinterlegen, die nach einer bestimmten Zeitspanne automatisch verschickt werden. Das spart Zeit und sorgt dafür, dass eure Kunden keine Zahlung verpassen. 

4. Automatisierte Steuerberechnungen 

Auch wenn ihr euch nicht täglich mit steuerlichen Angelegenheiten beschäftigen müsst, so bleibt die Berechnung der Umsatzsteuer ein regelmäßiger Aufwand in der Buchhaltung. Besonders hier macht die Automatisierung den Unterschied: 

a) Automatische Berechnung der Umsatzsteuer 

Buchhaltungsprogramme wie Lexware oder Debitoor berechnen die Umsatzsteuer auf Basis eurer Buchungen automatisch und sorgen dafür, dass diese korrekt in die Finanzbuchhaltung einfließt. Das reduziert das Risiko von Berechnungsfehlern und sorgt für eine korrekte Meldung ans Finanzamt. 

b) Vorbereitung der Umsatzsteuervoranmeldung 

Statt mühsam alle Daten manuell zu sammeln, könnt ihr mit den passenden Buchhaltungsprogrammen die Daten für eure Umsatzsteuervoranmeldung automatisch vorbereiten lassen. So sind alle relevanten Zahlen auf Knopfdruck verfügbar, ihr spart euch die Einträge in ELSTER und die Übermittlung an das Finanzamt wird zum Kinderspiel. 

5. Automatisierung von Berichterstellung und Auswertungen 

Die regelmäßige Erstellung von Finanzberichten oder Kostenanalysen ist oft mit manuellem Aufwand verbunden, vor allem, wenn Daten aus verschiedenen Quellen zusammengetragen werden müssen. Automatisierte Tools bieten hier eine einfache Lösung: 

a) Automatisierte Reports 

Programme wie Zoho Books oder Sage Business Cloud bieten euch die Möglichkeit, Finanzberichte automatisiert zu erstellen. Ihr könnt regelmäßig wiederkehrende Berichte wie Gewinn- und Verlustrechnungen, Cashflow-Analysen oder Umsatzberichte generieren lassen und euch diese automatisch zuschicken lassen. 

b) Dashboards für Echtzeit-Übersicht 

Durch den Einsatz von Dashboards habt ihr jederzeit den Überblick über eure wichtigsten Kennzahlen. Systeme wie Xero oder Planguru bieten benutzerfreundliche Dashboards, die eure Finanzdaten in Echtzeit darstellen und euch sofortige Einblicke in die Performance eures Unternehmens geben 

Automatisierung als Schlüssel zu einer effizienten Buchhaltung 

Die Automatisierung von manuellen Prozessen in der Buchhaltung spart euch nicht nur Zeit und Geld, sondern macht eure Buchhaltungsprozesse insgesamt sicherer und transparenter. Besonders im Hinblick auf die kommenden gesetzlichen Anforderungen zur Digitalisierung von Rechnungen ab 2025 ist es wichtig, frühzeitig auf effiziente und digitale Prozesse umzusteigen. 

Durch die Implementierung der beispielhaft oben genannten Tools und Prozesse könnt ihr eure Buchhaltung optimieren und mühsame, manuelle Aufgaben auf ein Minimum reduzieren. Ihr werdet nicht nur von der Papierflut entlastet, sondern schafft auch mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten, die euer Unternehmen weiterbringen. 

Habt ihr Fragen zur Automatisierung in der Buchhaltung oder braucht Unterstützung bei der Einführung neuer Tools? Meldet euch gerne bei uns – wir helfen euch, eure Buchhaltung fit für die Zukunft zu machen!