A-Z der Buchhaltung

In unserem Cash & Cow Lexikon erklären wir euch ausführlich die wichtigsten Begriffe der Buchhaltung. Fehlt euch ein Begriff in unserem Lexikon? Dann meldet euch gerne bei uns!

Zusätzlich zu den hier aufgeführten Erklärungen, findet Ihr auf unserem YouTube-Kanal Video-Erklärungen zu einigen der Begrifflichkeiten aus unserem Lexikon.

Was sind planmäßige und außerplanmäßige Abschreibungen?

Abschreibungen (engl. depreciations) dokumentieren im externen Rechnungswesen die Wertminderung, die für ein Anlagegut berücksichtigt werden muss. Sie zählen zu den Betriebsausgaben eines Unternehmens und mindern den Gewinn.

Abschreibungen auf ein Anlagegut werden aus verschiedenen Gründen vorgenommen. In der Regel stellen die Abschreibungen den zeitlichen Werteverzehr dar, da ein Anlagegut im Laufe der Zeit an Wert verliert. Welcher Werteverzehr zu unterstellen ist, kann der sog. AfA-Tabelle entnommen werden. Man spricht bei dieser Form der Abschreibungen auch von planmäßigen Abschreibungen (engl. scheduled depreciation).
Grundstücke gelten als nicht abnutzbare Vermögensgegenstände und werden folglich nicht abgeschrieben.

Neben den planmäßigen Abschreibungen gibt es auch außerplanmäßige Abschreibungen (engl. extraordinary depreciation). Eine außerplanmäßige Abschreibung im Anlagevermögen tritt ein, wenn ein Anlagegut wider Erwarten schon vor Ablauf der Nutzungsdauer nicht mehr einsetzbar ist (z.B. veraltete Software).

Für bestimmte Vermögensgegenstände sind je nach Rechnungslegungsstandard auch Werthaltigkeitstests vorgesehen (engl. impairment tests). Hiervon sind insbesondere Finanzanlagevermögen und immaterielle Vermögensgegenstände betroffen. Wird zum Stichtag ein geringerer Wert festgestellt als zu diesem Zeitpunkt in den Büchern steht, sind Abschreibungen aufgrund der Wertminderung vorzunehmen.

Bei außerplanmäßigen Abschreibungen des Umlaufvermögens wird auch von Wertberichtigungen gesprochen. Dabei werden Abschreibungen auf die Positionen des Umlaufvermögens (z.B. Forderungen) vorgenommen. Forderungen werden abgeschrieben, wenn sie uneinbringlich sind.

 

Wie erfolgen lineare und degressive Abschreibungen?

Die lineare Abschreibung (engl. straight-line depreciation) sieht vor, dass ein Anlagegut über den gesamten Abschreibungszeitraum mit gleichbleibendem Wert abgeschrieben wird.

Beispiel: Anschaffung einer mobilen Schleifmaschine. Nutzungsdauer lt. AfA-Tabelle: 15 Jahre. Preis lt. Rechnung: 3.000 Euro netto.
Die jährliche Abschreibung beträgt 3.000 Euro / 15 Jahre = 200 Euro
Jedes Jahr werden demnach 200 Euro abgeschrieben. Am Ende des 15. Jahres ist der Wert der Schleifmaschine 0,00 Euro.

Sofern die Maschine am Ende der Nutzungsdauer physisch noch vorhanden ist, wird sie nicht auf 0,00 Euro, sondern nur bis zu einem sog. Erinnerungswert abgeschrieben. Dieser beträgt z.B. 1,00 Euro. Der Erinnerungswert sorgt dafür, dass die Anlagegüter im Anlagenbuch den tatsächlich vorhandenen, physischen Anlagen entsprechen. Verschwindet die Anlage physisch aus dem Inventar, z.B. aufgrund von Verschrottung, wird auch ihr Erinnerungswert eliminiert und im Anlagevermögen wird ein Abgang erfasst.

Die degressive Abschreibung (engl. degressive depreciation) dokumentiert, dass ein Gegenstand aus dem Vermögen des Unternehmens in fallenden Jahresbeträgen abgeschrieben wird. Das bedeutet, dass zu Beginn der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer höhere Abschreibungen getätigt werden als zum Ende der Nutzungsdauer. Die Abschreibung verläuft also nicht linear, sondern in einer abflachenden Kurve. Dies ist bei Anlagegütern sinnvoll, die zu Beginn einen höheren Werteverlust verzeichnen als zu einem späteren Zeitpunkt, wie es z.B. bei Neuwagen der Fall ist. Auch hier endet die Abschreibung, wenn das Anlagegut auf den Erinnerungswert abgeschrieben wurde bzw. bei Anlagenabgang.

Was ist Accounting?

Das Accounting vereint das externe und das interne Rechnungswesen. Es verfolgt das Ziel, die Finanzen eines Unternehmens transparent darzustellen. Alle Einnahmen und alle Ausgaben werden überwacht. Insbesondere sollen im Rahmen des Accountings die handelsrechtlichen Vorschriften und die Regelungen in den Steuergesetzen eingehalten werden. Missachtet ein Unternehmen die gesetzlichen Vorgaben muss es hohe Bußgelder einkalkulieren.

Im Accounting werden neben dem Jahresabschluss weitere wichtige Kennzahlen (z. B. die Eigenkapitalquote oder Umsatzrentabilität) ermittelt. Diese betriebswirtschaftlichen Größendienen externen Kapitalgebern, um sich Informationen über das Unternehmen zu beschaffen, in welches sie investieren wollen.

 

Wofür ist die Planungsrechnung gedacht?

Mit der Planungsrechnung bietet das Accounting dem Unternehmen auch eine Möglichkeit, in die Zukunft des Unternehmens zu schauen. Betriebswirtschaftliche Methoden werden dazu verwendet, eine Vorausschau für das Unternehmen zu geben. Wie entwickeln sich die Preise? Welche Märkte kommen für die eigenen Produkte infrage? Welche Unternehmensbereiche sind zu kostenintensiv?

Die Unternehmensführung nutzt die Ergebnisse der Planungsrechnung, um Strategien zu entwickeln und die richtigen Entscheidungen für das Unternehmen zu treffen.

 

Welcher Bereich ist ebenfalls Bestand des Accountings?

Zum Accounting gehört auch das Controlling. Das Controlling setzt sich mit dem internen Rechnungswesen und der Kosten- und Leistungsrechnung eines Unternehmens auseinander. Im Kern geht es darum, alle betrieblichen Prozesse so zu steuern, dass das Unternehmen möglichst wenig Kosten hat und über eine gute Liquidität verfügt.

Wofür dient die AfA-Tabelle?

Der Abschreibungszeitraum richtet sich bei einem Anlagegut nach dessen betriebsgewöhnlicher Nutzungsdauer. Dies gilt sowohl für Anlagegüter, die das Unternehmen durch Kauf erworben hat als auch für solche Vermögensgegenstände, die das Unternehmen selbst hergestellt hat.

Die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer entnimmt der Buchhalter einer amtlichen AfA-Tabelle (AfA = Absetzung für Abnutzung). Die AfA-Tabellen werden vom Bundesministerium der Finanzen für verschiedene Branchen herausgegeben. Hier hat der Gesetzgeber genau festgelegt, welcher Abschreibungszeitraum je Vermögensgegenstand zu beachten ist.

 

Wie bleibt die Nutzungsdauer realistisch?

Handelt es sich z.B. um Büroeinrichtung, liegt die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer für das Anlagegut bei 13 Jahren. Dies bedeutet, dass das Unternehmen ab dem Jahr der Anschaffung für 13 Jahre Abschreibungen vornimmt und die Gewinnminderung über 13 Jahre verteilt erfolgt.

Die Einschätzungen zur betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer werden regelmäßig überarbeitet, um ein realitätsnahes Vorgehen zu gewährleisten. So veröffentlichte das Bundesministerium der Finanzen am 26.02.2021 ein Schreiben zur Verkürzung der Abschreibungsdauer für Computerhardware. Computer wurden vormals über drei Jahre abgeschrieben. Der Abschreibungszeitraum verkürzt sich künftig auf ein Jahr. „Computerhardware“ wird im Weiteren unter anderem definiert als Computer, Desktop-Computer, Notebook-Computer, Workstations, etc. (vgl. Veröffentlichung des Bundesfinanzministeriums Seite 2)

Was sind Aktiva?

Das bilanzielle Vermögen eines Unternehmens sind die Aktiva (engl. assets). Aktiva entsprechen der Summe aller Vermögensgegenstände oder Vermögenswerte eines Unternehmens und werden auf der Aktivseite der Bilanz aufgeführt. Aktiva zeigen, wofür das auf der Passivseite aufgeführte Kapital (Passiva) verwendet wurde. § 266 II HGB (Handelsgesetzbuch) schreibt vor, welche Vermögensgegenstände den Aktiva in der Unternehmensbilanz zugerechnet werden müssen.

 

Was sind Aktiva und Passiva in der Bilanz?

Aktiva und Passiva (engl. assets and liabilities) bilden die beiden Seiten einer Bilanz. Die Aktiva umfassen das Vermögen des Unternehmens und werden auf der linken, der Aktivseite in der Bilanz aufgeführt. Passiva umfassen das Kapital des Unternehmens und werden auf der Passivseite, der rechten Seite der Bilanz aufgeführt.

Zu den Aktiva zählt das Anlagevermögen, das Umlaufvermögen, Rechnungsabgrenzungsposten sowie aktive latente Steuern. Zum Anlagevermögen zählen beispielsweise Maschinen, Produktionsanlagen oder Grundstücke. Aber auch sogenannte immaterielle Wirtschaftsgüter wie Patente oder Lizenzen zählen zum Anlagevermögen. Das Umlaufvermögen setzt sich unter anderem aus dem Kassenbestand, Bankguthaben und Rohstoffen für die Fertigung zusammen. Zu den Passiva zählen das Eigenkapital und das Fremdkapital wie beispielsweise Kredite und Darlehen. Aktiva und Passiva werden daher auch als Vermögen und Kapital bezeichnet.

Aus der Addition aller Aktiva und Passiva ergibt sich jeweils die Bilanzsumme. Diese muss bei den Aktiva und Passiva identisch sein.

Was sind Anlagegüter?

Als Anlagegüter oder Wirtschaftsgüter (engl. fixed assets) werden alle Gegenstände bezeichnet, die in der Bilanz eines Unternehmens unter der Position Sachanlagevermögen aufgeführt werden. Hierzu zählen z.B. Fahrzeuge, die Ausstattung des Büros und kleinere Anschaffungen.

Sachanlagevermögen zeichnet sich dadurch aus, dass es dem Betrieb langfristig dienen soll und nicht zum Wiederverkauf im regelmäßigen Geschäftsbetrieb gedacht ist (Abgrenzung zur Ware).

 

Wofür dient die Nutzungsdauer?

Bei Anlagegütern wird grundsätzlich eine Nutzungsdauer unterstellt. Diese Nutzungsdauer gibt einerseits Aufschluss darüber, wann der Betrieb mit einer Neuanschaffung rechnen muss und legt andererseits fest, in welchen Etappen der Gewinn gemindert werden darf.

Da eine Gewinnminderung auch geringere Steuerzahlungen zur Folge hat, darf der Gewinn nur nach bestimmten Vorgaben gemindert werden. Diese Vorgaben gemäß HGB werden durch die Berechnung und Verbuchung von Abschreibungen umgesetzt.

Was ist ein Beleg?

Der Begriff Beleg (englisch: receipt, document) steht für verschiedene Arten von Dokumenten im Rechnungswesen. Ob als Fremdbeleg oder Eigenbeleg – sie dienen dem Zweck, einen Geschäftsvorfall mit finanzieller Auswirkung auf das Unternehmen dauerhaft zu dokumentieren. Ein Beleg ist somit die Basis für eine Buchung. Er weist zuverlässig deren Richtigkeit nach.

 

Was gilt es bei Belegen zu beachten?

Es gibt vielerlei Arten von Belegen – von Rechnungen, Quittungen und Kassenbons über Materialentnahmescheine bis hin zum Steuerbescheid. Sie können in Papierform oder elektronisch vorliegen. An das Format stellt der Gesetzgeber grundsätzlich keine besonderen Anforderungen. Inhaltlich muss ein Beleg jedoch mindestens die Bezeichnung und das Datum des Geschäftsvorfalls sowie den dazugehörigen Betrag enthalten. Nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) gilt in Deutschland für jeden Beleg eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.

Im Rechnungswesen unterscheidet man grundsätzlich zwischen einem Fremdbeleg und einem Eigenbeleg.

 

Was ist ein Fremdbeleg?

Ein Fremdbeleg wird außerhalb des Unternehmens erstellt, etwa von einem Lieferanten oder Kunden und gelangt anschließend in das Unternehmen. Typische Beispiele für einen Fremdbeleg sind Eingangsrechnungen, eingehende Lieferscheine, Kontoauszüge oder auch der Steuerbescheid.

Zusätzlich zum Fremdbeleg gibt es auch den Eigenbeleg, den ein Unternehmen selbst erstellt.

Während ein Fremdbeleg auch als externer Beleg bezeichnet wird, heißt der Eigenbeleg auch interner Beleg. Eine Form dieser internen Belege sind Kopien bestimmter Dokumente, die das Unternehmen nach außen gibt. Das können beispielsweise Ausgangsrechnungen oder Ausgangsgutschriften sein. Die zweite Art von Eigenbelegen dokumentiert interne Vorgänge im Unternehmen, etwa Lohnzahlungen oder Materialentnahmen.

Was ist eine Bilanz?

Eine Bilanz (engl. balance sheet) ist eine für einen bestimmten Zeitpunkt, dem Bilanzstichtag vorgenommene Gegenüberstellung der Aktiva (Vermögen) und Passiva (Schulden) eines Unternehmens. Die Bilanz ist zusammen mit der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und des Anhangs Teil des Jahresabschlusses.

 

Welche Aufgaben hat die Bilanz?

Die Bilanz dient der Gewinnermittlung, der Information und der Dokumentation. Die Dokumentationsfunktion erfüllt die Bilanz durch die Gegenüberstellung aller Vermögenswerte und Verbindlichkeiten. Die Gewinnermittlungsfunktion ergibt sich aus der im Rahmen der Bilanz erfolgten Ermittlung des Jahresüberschusses (Gewinn) oder des Jahresfehlbetrages (Verlust).

Für die Geschäftsleitung, die Eigentümer und andere Institutionen, Gruppen oder Personen wie beispielsweise das Finanzamt hat die Bilanz eine Informationsfunktion.

 

Wer ist verpflichtet eine Bilanz aufzustellen?

Kaufleute sind nach § 238 Abs. 1 HGB zur Führung von Büchern verpflichtet. Davon sind Kapitalgesellschaften ebenso wie Personengesellschaften betroffen. Einzelunternehmer müssen erst dann eine Bilanz aufstellen, wenn an zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren die Umsatzerlöse jeweils mehr als 600.000 Euro und der Jahresüberschuss jeweils mehr als 60.000 Euro beträgt (vgl. § 241a HGB) ab einem bestimmten Umsatzerlöse oder Gewinn ebenfalls eine Bilanz erstellen. Freiberufler, die wie Steuerberater, Architekten oder Ärzte ihre Tätigkeit ohne eine Gewerbeanmeldung ausüben können, sind nicht zur Bilanzierung verpflichtet. Welche Tätigkeiten als freiberuflich gelten, definiert §18 Abs. 1 Nr. 1 EStG.

 

Was ist eine Bilanzanalyse?

Bei der Bilanzanalyse wird mithilfe verschiedener Kennzahlen ein genaues Bild der aktuellen wirtschaftlichen und finanziellen Situation eines Unternehmens ermittelt. Die Bilanzanalyse dient darüber hinaus dazu, Prognosen für die wirtschaftliche Zukunft zu erstellen. Eine Bilanzanalyse kann mit unterschiedlichen Zielsetzungen durchgeführt werden. In Rahmen einer erfolgswirtschaftlichen Bilanzanalyse wird ermittelt, wie ertragsstark ein Unternehmen ist. Bei der finanzwirtschaftlichen Bilanzanalyse steht dagegen die finanzielle Situation im Vordergrund, beispielsweise wie hoch der Fremdkapitalanteil oder die Eigenkapitalrendite des Unternehmens sind.

Unternehmen, die zur Bilanzierung verpflichtet sind, müssen immer eine Handelsbilanz und eine Steuerbilanz erstellen, die je nach Zweck der Bilanzanalyse verwendet werden. Die Steuerbilanz wird aus der Handelsbilanz abgeleitet. Sie wird vom zuständigen Finanzamt für die Berechnung der Ertragsteuern des Unternehmens herangezogen. Darüber hinaus dient sie als Berechnungsgrundlage für die Ermittlung der Einkommens-, Gewerbesteuer- und Körperschaftssteuerbeträge.

Was ist das Bruttogehalt?

Das Bruttogehalt ist das vertraglich vereinbarte Gehalt. Vom Bruttogehalt werden bestimmte Beträge vom Arbeitgeber abgezogen und an das Finanzamt (Lohnsteuer) und an die Sozialversicherungsträger (Rentenversicherung, Krankenversicherung, Pflegeversicherung, Arbeitslosenversicherung) abgeführt. Der Betrag, der nach diesen Abzügen an den Arbeitnehmer ausgezahlt wird, ist das Nettogehalt.

Hier geht’s zum Brutto-Netto-Rechner.

Was ist der Cashflow?

Der Cashflow zählt zu den wichtigsten betriebswirtschaftlichen Kennzahlen. Die Höhe gibt Auskunft über die Finanzkraft eines Unternehmens. Mit dem Cashflow erhält der Inhaber eines Unternehmens einen detaillierten Überblick über alle Einzahlungen und alle Auszahlungen, die während eines Geschäftsjahres geflossen sind. Die deutsche Übersetzung für Cashflow lautet Geldfluss oder Kapitalfluss.

Für eine Cashflow Berechnung müssen alle betrieblichen Geschäftsvorfälle vollständig erfasst werden. Fehlt ein Geschäftsvorfall ist die Cashflow Berechnung unvollständig. Essenziell für eine Cashflow Berechnung ist daher ein aktueller Buchungsstand in der Buchhaltung.

 

Wie unterscheiden sich direkte und indirekte Cashflow Berechnung voneinander?

Bei der indirekten Berechnung zum Cashflow werden die zahlungsunwirksamen Positionen nicht berücksichtigt. Zahlungsunwirksame Erträge werden vom Jahresüberschuss abgezogen. Für die Ermittlung des Cashflows ist erforderlich, dass die zahlungsunwirksamen Aufwendungen dem Jahresüberschuss hinzugerechnet werden.

Als Ergebnis dieser Cashflow Berechnung ergibt sich der Cashflow im engeren Sinn. Die direkte Cashflow Berechnung ergibt sich, wenn die zahlungswirksamen Erträge um die zahlungsunwirksamen Aufwendungen gekürzt werden. Zahlungswirksame Erträge sind z. B. die Umsätze, die ein Unternehmen erzielt. Zu den zahlungswirksamen Aufwendungen zählen alle betrieblichen Kosten. Diese fallen z. B. für das Personal oder die Beschaffung von Material an.

 

Was sagt der Cashflow aus?

Ergibt sich aufgrund der Cashflow Berechnung ein negatives Ergebnis, liegen die Ausgaben über den Einnahmen. Das Unternehmen steuert auf einen Verlust zu. Dieser kann nur dadurch verhindert werden, dass mehr Geld in das Unternehmen fließt. Dies kann durch eine Erhöhung des Umsatzes oder Geldeinlagen der Inhaber bewirkt werden. Deshalb gibt es z.B. bei einer GmbH die Möglichkeit der Nachschusspflicht. Wird das Stammkapital erhöht, entwickelt sich auch der Cashflow positiv.

Eine negative Cashflow Berechnung kann der Vorbote einer Insolvenz sein. Mit dem negativen Ergebnis lässt sich schnell feststellen, ob ein Unternehmen zahlungsunfähig oder überschuldet ist. In diesem Fall ist der Antrag auf Eröffnung eines Insolvenzverfahrens unumgänglich.

Bei einem positiven Cashflow verzeichnet das Unternehmen eine positive wirtschaftliche Lage. Die Einnahmen übersteigen die Ausgaben. Dies bietet dem Unternehmen z. B. die Möglichkeit, notwendige Investitionen vorzunehmen.

Was sind Debitoren?

Der Begriff Debitor (engl. debtor) kommt aus der lateinischen Sprache und ist abgeleitet von debere (schulden, verdanken). Debitor ist ein anderer Begriff für Kunde. Debitoren können sowohl natürliche Personen, juristische Personen des öffentlichen Rechts und Unternehmen sein.

 

Wie erfolgt die Abbildung in der Unternehmensbilanz?

Ansprüche an Debitoren resultieren aus Dienstleistungen oder Warenlieferungen. Um diese Ansprüche gegen die übrigen Forderungen des Unternehmens abzugrenzen, wurde nach § 266 Abs. 2 B II Nr. 1 HGB eine separate Bilanzposition auf der Aktivseite geschaffen: Forderungen aus Lieferungen und Leistungen. Dadurch soll erreicht werden, dass sich Bilanzleser ein gutes Bild über die Forderungsstruktur des Unternehmens machen können.

Die Höhe der offenen Ansprüche eines Betriebes unterscheidet sich stark nach Wirtschaftszweig und Art des Vertriebs. Ein Onlineshop verfügt gewöhnlich über einen hohen Anteil an offenen Forderungen (durch die Zahlungsarten Rechnung und Lastschriftverfahren), wohingegen der Einzelhandel vor Ort durch Sofortzahlung eine geringe Zahl an offenen Forderungen vorweist. Demnach ist das Ausfallrisiko für den Onlineshop höher.

 

Was sind Debitoren in der Bilanz?

Die Position Forderungen aus Lieferungen und Leistungen fasst die Salden der Debitoren zusammen und zeigt so die offenen Forderungen. Den Forderungen stehen Umsätze gegenüber. Dies resultiert theoretisch aus dem Grundsatz, dass Forderungen Umsätze generieren und praktisch daraus, dass der Buchungssatz Forderungen an Umsatzerlöse lautet.

Umsätze dürfen erst im Zeitpunkt der Realisierung eingebucht werden. Dies bedeutet, dass ein Umsatz erst dann gebucht werden darf, wenn die Leistung erbracht wurde. Als Konsequenz bedeutet dies, dass auch die Forderung erst dann gezeigt werden darf.

Beispiel: Ein Kunde bestellt in einem Onlineshop und zahlt per Vorauskasse. In diesem Moment liegt weder eine Forderung noch ein Umsatz vor. Es handelt sich vielmehr um eine erhaltene Anzahlung, die vom Charakter her eine Verbindlichkeit ist. Warum ist das so? Der Onlineshop hat Geld vereinnahmt, dafür aber noch nichts getan. Er ist in der Pflicht.

Anders ist es, wenn ein Kunde auf Rechnung bestellt und der Onlineshop daraufhin liefert. Bei durchgeführter Lieferung hat er seine Leistung erbracht und bucht Forderungen an Umsatzerlöse. Das ist unabhängig vom Zahlungszeitpunkt des Kunden.

Zahlt der Kunde nicht, folgt das Mahnverfahren. Bleibt das Mahnverfahren erfolglos oder gestaltet sich langwierig, wird die Position aus den Debitoren in die sog. „dubiosen Debitoren“ umgebucht. Dies sind solche Debitoren, bei denen mit einem Zahlungsausfall zu rechnen ist. Ist die Forderung schließlich uneinbringlich, muss eine Wertberichtigung erfolgen. Dies generiert Aufwand für das Unternehmen und bedeutet: Der Onlineshop erleidet einen wirtschaftlichen Schaden.

 

Was sind Debitoren und was sind Kreditoren?

Das Gegenstück zu Kunden (Debitoren) sind Lieferanten (Kreditoren, engl. vendor). Der Name „Kreditor“ leitet sich vom lateinischen credere (glauben) ab. Kreditoren stehen auf der Passivseite der Bilanz und werden zusammengefasst als Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (vgl. § 266 Abs. 3 C Nr. 4 HGB).

Was ist die doppelte Buchführung?

Die doppelte Buchführung (engl. double-entry accounting oder double-entry bookkeeping) wird auch Doppik genannt. Für dieses Kunstwort gibt es mehrere Erläuterungen, es könnte aus „Doppelte Buchführung in Konten“ entstanden sein. Sie dient der Erfassung aller Geschäftsvorfälle zum Zwecke der Gewinnermittlung. Sie ist die Grundlage für die Erstellung des Jahresabschlusses.

Die doppelte Buchführung zeichnet sich dadurch aus, dass alle Geschäftsvorfälle auf zwei Konten gebucht werden müssen, einmal als Soll- und einmal als Habenbuchung (daher „doppelt“). Jeder Eintrag in einem Konto muss zwingend mit einem Gegenkonto erfasst werden.

 

Welche Konten sind für die doppelte Buchführung zu wählen?

Welche Konten genau zu wählen sind, hängt vom Sachverhalt ab, der zu verbuchen ist. Als Faustregel gelten folgende Buchungssätze:

  • Forderungen an Umsatzerlöse
  • Aufwand an Verbindlichkeiten

Beispiel
Ein Kunde kauft eine Kaffeemaschine in einem Onlineshop auf Rechnung. Die Umsatzsteuer wird an dieser Stelle zur Vereinfachung vernachlässigt. Nach dem Kauf erhält der Kunde eine Bestellbestätigung. Eine Rechnung darf ihm erst ausgestellt werden, wenn der Shop seine Leistung erbracht hat. Solange die Kaffeemaschine nicht auf dem Versandweg ist, ist die Leistungserbringung noch offen. Der Buchungssatz im Moment der Leistungserbringung lautet Forderungen an Umsatzerlöse.

Wenn später die Zahlung des Kunden eingeht, lautet der Buchungssatz Bank an Forderungen. Der Geldbestand wird höher. Sobald der Kunde (Debitor) seine Rechnung bezahlt hat, erlischt die Forderung. Die Ansprüche wurden beiderseits bedient. Aus diesem Grunde wird die Forderung durch die Haben-Buchung ausgeglichen. Die Umsatzerlöse bleiben hiervon unberührt, denn der Umsatz hat stattgefunden und hat mit Zahlungsvorgängen nichts zu tun.

 

Wer muss doppelte Buchführung anwenden?

Nach § 238 HGB Abs. 1 ist grundsätzlich jeder Kaufmann verpflichtet, Bücher zu führen und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung darzustellen. Ausnahmen hiervon gibt es für kleine Einzelkaufleute, die bestimmte Größenkriterien nicht überschreiten (vgl. § 241a HGB) sowie für Freiberufler.

Was ist Eigenkapital?

Das Eigenkapital (engl. equity) sind die finanziellen Mittel, die von den Eigentümern eines Unternehmens zu dessen Finanzierung aufgebracht werden. Im Gegensatz dazu ist das Fremdkapital der Finanzierungsanteil, der beispielsweise durch Kredite oder Darlehen aufgebracht wird. Eigenkapital und Fremdkapital ergeben zusammen das Gesamtkapital eines Unternehmens. Das Verhältnis von Eigenkapital zu Gesamtkapital wird als Eigenkapitalquote bezeichnet und ist ein entscheidendes Rating-Kriterium.

Im Unterschied zum Fremdkapital steht das Eigenkapital dem Unternehmen zeitlich unbegrenzt zur Verfügung. Eine Verpflichtung zur Rückzahlung des Eigenkapitals an die Eigentümer besteht generell nicht. Dies ist schon allein dadurch begründet, dass Eigenkapital für die Verbindlichkeiten der Gesellschaft haftet.

 

Welche Arten von Eigenkapital gibt es?

In § 266 Abs. 3 HGB sind die verschiedenen Arten des Eigenkapitals detailliert aufgeführt. Zum Eigenkapital gehören laut HGB das gezeichnete Kapital, die Kapitalrücklage, Gewinnrücklagen sowie Gewinn- und Verlustvorträge und der aus der GuV resultierende Jahresüberschuss oder Jahresfehlbetrag. Bei den Gewinnrücklagen hat der Gesetzgeber noch eine weitere Unterteilung vorgenommen. Wesentlich ist hier die gesetzliche Rücklage. Die Rechtsform der Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) bzw. UG (haftungsbeschränkt) oder auch „Mini GmbH“ ist hiervon betroffen. Laut § 5a GmbHG muss die UG von ihrem Jahresüberschuss 25% in die gesetzliche Rücklage einlegen. Dies gilt so lange, bis ihr Stammkapital mind. 25.000 Euro beträgt und damit auf dem Niveau einer GmbH ist.

Das gezeichnete Kapital und die Kapitalrücklage beziehen sich auf Eigenkapital, das von den Eigentümern oder Investoren einbezahlt wird. Eigenkapital kann und muss aber auch im operativen Geschäft verdient werden (Jahresüberschuss).

 

Was bekommt ein Eigenkapitalgeber im Gegenzug?

Eigenkapitalgeber haben Mitspracherechte, insbesondere steht ihnen eine Gewinnbeteiligung zu. In einem Gesellschafterbeschluss legen sie fest, was mit dem Gewinn passieren soll (auszahlen, vortragen, investieren).

Fremdkapital muss nach Ablauf einer bestimmten Zeit an den Kapitalgeber zurückgezahlt werden und gilt daher als Verbindlichkeit. Fremdkapitalgeber erhalten für die Bereitstellung von Kapital eine Verzinsung.

 

Was ist der Unterschied von Rücklagen und Rückstellungen?

Rücklagen gehören zum Eigenkapital, Rückstellungen zählen zum Fremdkapital.

Was ist das externe Rechnungswesen?

Das betriebliche Rechnungswesen unterscheidet externes Rechnungswesen und internes Rechnungswesen.

Externes Rechnungswesen (engl. external accounting) liefert die Rechtsgrundlagen für die laufende Finanzbuchhaltung und für die Erstellung des Jahresabschlusses. Die Finanzbuchhaltung erfasst alle Geschäftsvorfälle, die bei einem Unternehmen zu berücksichtigen sind. Dabei hat der Buchhalter darauf zu achten, dass er Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung einhält. Hierzu gehören beispielsweise eine ordnungsgemäß geführte Kassenbuchführung und der Grundsatz, dass keine Buchung ohne Beleg vorgenommen wird.

Für den Jahresabschluss muss neben der Bilanz eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellt werden (§ 242 Abs. 3 HGB). Die Bilanz gibt einen Überblick über das Vermögen und die Schulden des Unternehmens. Auf der Aktivseite grenzt der Buchhalter das Anlagevermögen vom Umlaufvermögen ab. Unter den Passiva werden Eigenkapital und Fremdkapitalposten ausgewiesen.

Neben den Verbindlichkeiten zählen hierzu auch die Rückstellungen, die ein Unternehmen für zukünftige Zahlungen bilden muss.

In der Gewinn- und Verlustrechnung ermittelt das Unternehmen durch Gegenüberstellung von Aufwendungen und Erträgen den betrieblichen Erfolg. Sind die Aufwendungen höher, wurde ein Verlust erwirtschaftet. Liegen die Erträge über den Aufwendungen, hat das Unternehmen einen Gewinn erzielt.

Externes Rechnungswesen grenzt sich vom internen Rechnungswesen ab. Als internes Rechnungswesen wird die interne Kosten- und Leistungsrechnung verstanden. Schwerpunktmäßig geht es hierbei darum, die betrieblichen Kosten verursachungsgerecht dem Kostenträger zuzuordnen, der diese Kosten verursacht hat.

Was ist die Finanzbuchhaltung?

Das betriebliche Rechnungswesen verpflichtet einen buchführungspflichtigen Kaufmann zur regelmäßigen Erstellung einer Finanzbuchhaltung (engl. financial accounting). In der Finanzbuchhaltung werden sämtliche betriebliche Ausgaben und alle betrieblichen Einnahmen erfasst. Zu den Ausgaben zählen z.B. die Rechnungen von Lieferanten, Beiträge an betriebliche Versicherungen und die Abschreibungen auf das Anlagevermögen. Außerdem nutzt der Unternehmer die Finanzbuchhaltung, um seine Geldbestände auf der Bank und in der Kasse regelmäßig abzustimmen.

 

Wann kommt die Finanzbuchhaltung zur Anwendung?

Die Finanzbuchhaltung wird in der Regel monatlich erstellt. Sie bildet die Grundlage für die Umsatzsteuervoranmeldung, die der Unternehmer – monatlich oder quartalsweise – an das Finanzamt übermitteln muss.

Zum Abschluss eines Geschäftsjahres schließt der Buchhalter die Konten in der Finanzbuchhaltung ab und fertigt aus dem Zahlenmaterial eine Bilanz an. Hierfür ist es erforderlich, dass die Finanzbuchhaltung um die Abschlussbuchungen ergänzt wird. Mit den Abschlussbuchungen nimmt der Buchhalter z.B. eine Korrektur der Abschreibungen oder die Bildung einer Rückstellung vor.

Für das neue Geschäftsjahr trägt er die Bestandskonten und die Geldkonten (Bank und Kasse) in die Finanzbuchhaltung des folgenden Jahres vor. Dies sorgt dafür, dass das neue Geschäftsjahr nahtlos an das vorangegangene Geschäftsjahr anschließt.

Für eine Analyse liefert die Finanzbuchhaltung die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA), die Summen- und Saldenliste und die Offene-Posten Liste (OPOS-Liste). Aus der BWA kann der Unternehmer ablesen, wie sein zwischenzeitliches Betriebsergebnis ist. Die Summen- und Saldenliste bietet ihm einen Überblick über alle Konten. In der OPOS-Liste werden die offenen Kreditoren und Debitoren ausgewiesen.

Was ist Fremdkapital?

Als Fremdkapital (engl. debt capital) wird das Kapital bezeichnet, das nicht dem Unternehmen gehört, sondern von anderen externen Gläubigern bzw. Kapitalgebern stammt. Das Fremdkapital bezeichnet somit die Schulden, sprich die Verbindlichkeiten und Rückstellungen, eines Betriebes. Die Gegenkomponente ist das Eigenkapital, also das Kapital des Unternehmens, wie beispielsweise Kapital- und Gewinnrücklagen. Fremdkapital wird auf der Passivseite der Bilanz unter dem Eigenkapital gezeigt.

Eigenkapital und Fremdkapital bilden gemeinsam das Gesamtkapital ab.

 

Welche Vor- und Nachteile hat das Fremdkapital?

Für Unternehmen ist es häufig attraktiver, mehr Fremd- als Eigenkapital zu haben. Eigenkapital ist grundsätzlich teurer als Fremdkapital. Mögliche Nachteile können ein Risikoanstieg für eine Firmeninsolvenz sein, je höher die Fremdkapitalquote im Vergleich zur Eigenkapitalquote ist. Je mehr Fremdkapital ein Unternehmen hat, desto wahrscheinlicher wird, dass es in Zukunft nicht mehr allen Verpflichtungen nachkommen kann. Eine solide Liquiditätsplanung ist daher die Voraussetzung für alle Entscheidungen hinsichtlich erforderlicher Finanzmittel.

Welche Arten von Fremdkapital gibt es?

Folgende Arten von Fremdkapital werden in der Bilanz von Unternehmen abgebildet (vgl. § 266 Abs. 3 Abschnitte B-E HGB):

  1. Rückstellungen

sind ein bestimmter Typ von Verbindlichkeiten. Es handelt sich bei Rückstellungen um erwartete Verbindlichkeiten, deren Höhe oder Fälligkeit ungewiss ist. Das können Pensionsrückstellungen, Steuer- und sonstige Rückstellungen sein. Sonstige Rückstellungen können für Provisionen, Boni, Jahresabschlusserstellung und andere Ereignisse erforderlich werden.

  1. Verbindlichkeiten

Im Gegensatz zu Rückstellungen stehen bei Verbindlichkeiten Höhe und Fälligkeit fest. Das HGB gibt die folgende Klassifizierung für Verbindlichkeiten vor (vgl. § 266 Abs. 3 Abschnitte B-E HGB):

– Ausgabe von Anleihen
– Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten (Kreditraten etc.)
– Bereits erhaltene Anzahlungen, z.B. für Sonderfertigungen
– Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen, die noch nicht bezahlt wurden
– Wechselverbindlichkeiten für noch nicht erbrachte Leistungen
– Verbindlichkeiten gegenüber beteiligten oder verbundenen Unternehmen
– Sonstige Verbindlichkeiten wie z.B. Sozialversicherungsbeiträge

  1. Rechnungsabgrenzungsposten

Rechnungsabgrenzungen werden gebildet für Verbindlichkeiten, wenn Erträge bereits im vergangenen Jahr eingenommen wurden, die Leistung dafür aber erst im laufenden Jahr erbracht wird.

Beispiel
Ein Mieter zieht zum 01.07. in eine neue Gewerbefläche ein. Die monatliche Miete beträgt 1.000 EUR. Der Vermieter erhält die Miete für die ersten zwölf Monate im Voraus. Er vereinnahmt demnach zum 01.07. einen Betrag von 12.000 EUR.

Zum 31.12. hat der Vermieter die Hälfte der Leistung erbracht, die andere Hälfte schuldet er dem Mieter noch. In der Bilanz ist der passive Rechnungsabgrenzungsposten (auch PRAP) von 6.000 EUR zu zeigen.

  1. Passive latente Steuern

Bei den passiven latenten Steuern handelt es sich um Steuerbelastungen. Diese ermitteln sich aus unterschiedlichen Wertansätzen in der Handels- und der Steuerbilanz.

Was sind Geschäftsvorfälle?

Geschäftsvorfälle (engl. business transactions) sind Vorgänge in einem Betrieb, die sich auf die Vermögensstruktur des Unternehmens auswirken. Erfasst werden diese Geschäftsvorfälle im Rahmen der monatlichen Buchführung.

Geschäftsvorfälle können Einnahmen und Ausgaben sein. Grundsätzlich wird jede Einnahme oder Ausgabe in der Kasse oder eine Bewegung auf dem Geschäftskonto zu einem Geschäftsvorfall. Dabei ist es wichtig, dass jeder Vorfall, der in der Buchführung erfasst wird, durch einen entsprechenden Beleg (z. B. Rechnung oder Vertrag) nachgewiesen wird.

Buchführungspflichtigen Unternehmern legen Handelsrecht und Steuerrecht die Verpflichtung auf, alle Geschäftsvorfälle eines Jahres lückenlos zu erfassen. Wie sich ein Geschäftsvorfall auswirkt, ergibt aus dem Sachverhalt, der mit dem Geschäftsvorfall dokumentiert wird. Das Bilanzrecht grenzt die erfolgswirksamen Vorgänge von den bestandswirksamen Vorgängen ab. Bei den bestandswirksamen Vorgängen spricht der Buchhalter ein Bestandskonto an, bei erfolgswirksamen Vorgängen wirkt sich der Vorgang auf die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) aus.

 

Wie könnte sich ein Geschäftsvorfall beispielsweise auswirken?

Beispiel
Ein Unternehmer kauft ein Auto, das er per Überweisung von seinem Bankkonto bezahlt. Bei diesem Geschäftsvorfall werden die Bestandskonto “Pkw” und “Bank” angesprochen. Dieser Vorgang wirkt sich erst erfolgswirksam auf den Gewinn aus, wenn der Buchhalter die Abschreibungen vornimmt. Vorher handelt es sich nur um einen Aktivtausch, da Vermögensgegenstände getauscht werden: Geld gegen PKW.

Erfolgswirksame Geschäftsvorfälle wirken sich direkt gewinnerhöhend oder gewinnmindernd aus.

Was ist die Gewinn- und Verlustrechnung?

Die Gewinn- und Verlustrechnung (englisch: Profit and Loss (P&L) oder Income Statement) ist Bestandteil des Jahresabschlusses eines bilanzierungspflichtigen Unternehmens. Der Kaufmann stellt hier seine Aufwendungen und seine Erträge gegenüber. Gesetzlich verankert ist die Gewinn- und Verlustrechnung im § 275 HGB (Handelsgesetzbuch).

 

Was unterscheidet die Gewinn- und Verlustrechnung von der Bilanz?

Im Unterschied zu der Bilanz (diese ist stichtagsbezogen) ist die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) zeitraumbezogen. Aufwendungen und Erträge werden in der Regel vom 01. Januar bis zum 31. Dezember gegenübergestellt. Ausnahmen bestehen, wenn das Unternehmen ein abweichendes Wirtschaftsjahr hat oder im Fall einer Neugründung der Jahresüberschuss für ein Rumpfwirtschaftsjahr erstellt werden muss.

 

Was gilt es bei der Gewinn- und Verlustrechnung zu beachten?

Bei der Erstellung der GuV müssen die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung beachtet werden. Die Aufwendungen und Erträge müssen klar und übersichtlich aufgeführt werden. Dabei ist das Gesamtkostenverfahren vom Umsatzkostenverfahren abzugrenzen.

Das Gesamtkostenverfahren unterscheidet sich vom Umsatzkostenverfahren, weil in der Gewinn- und Verlustrechnung nach dem Gesamtkostenverfahren auch die Bestandsveränderungen und aktivierten Eigenleistungen berücksichtigt werden. Eine Gewinn- und Verlustrechnung, die nach dem Umsatzkostenverfahren erstellt wird, geht auf diese Posten nicht ein. Für die Darstellung einer Gewinn- und Verlustrechnung sieht der Gesetzgeber die Kontenform oder die Staffelform vor.

Zum Schluss des Geschäftsjahres ermittelt das Unternehmen mithilfe der Gewinn- und Verlustrechnung den wirtschaftlichen Erfolg. Übersteigen die Erträge die Aufwendungen, wurde ein Gewinn erzielt. Liegen die Aufwendungen über den Einnahmen muss das Unternehmen einen Verlust verzeichnen.

Was ist das Hauptbuch?

Das Hauptbuch (engl. general ledger, abgekürzt G/L) ist fester Bestandteil der doppelten Buchführung. Diese ist nach den handelsrechtlichen Bestimmungen verpflichtend für alle Unternehmen, die nach dem Handelsgesetzbuch und den Steuergesetzen Bücher führen müssen. Ein Unternehmen nutzt die Bestandteile der doppelten Buchführung, um alle Geschäftsvorfälle einer bestimmten Zeitperiode (Monat, Quartal oder Jahr) – getrennt nach Einnahmen und Ausgaben – in chronologischer Reihenfolge aufzulisten.

 

Wie sind die Geschäftsvorfälle zu erfassen?

Die Nebenbücher liefern dem Unternehmen weitere Details. Hier werden die Geschäftsvorfälle erfasst, die z. B. die Anlagenbuchhaltung, den Wareneingang oder den Warenausgang betreffen. Im Journal werden die Geschäftsvorfälle zunächst in der zeitlich richtigen Reihenfolge aufgenommen. Bei dem Übertrag achtet der Buchhalter darauf, dass die Geschäftsvorfälle sachlich korrekt erfasst werden. Wurde z.B. eine betriebliche Versicherung bezahlt, muss der Betrag in die entsprechende Zeile des Hauptbuchs eingetragen werden. Dabei kann der Buchhalter zwei Wege gehen. Er kann alle Geschäftsvorfälle einzeln erfassen oder die Summe für einen kürzeren Zeitabschnitt bilden und diesen in das Hauptbuch übertragen.

Sollseite und Habenseite des Hauptbuches müssen immer identische Werte aufweisen. Außerdem muss der Unternehmer sicherstellen, dass alle Geschäftsvorfälle einer Periode erfasst sind.

Das Hauptbuch bildet die Grundlage für die Erstellung der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung.

Was ist das Inventar?

Das Inventar (engl. inventory) ist ein Verzeichnis, in dem der Unternehmer die Bestände seines Vermögens und seiner Schulden aufnimmt. Die Auflistung des Bestandsverzeichnisses folgt einem bestimmten Aufbau. Im Gesetz ist das Inventar in § 240 HGB verankert.

 

Wie wird das Inventar erfasst?

Zunächst erfasst der Unternehmer das Anlagevermögen und das Umlaufvermögen. Als Anlagevermögen werden in dem Inventar die Gegenstände aufgenommen, die dem Unternehmen längerfristig dienen. Hier erfasst der Unternehmer z.B. ein Betriebsgebäude, die Betriebs- und Geschäftsausstattung oder den betriebseigenen Fuhrpark. Zum Umlaufvermögen zählen alle Vermögensgegenstände, die nur kurzfristig zum Betriebsvermögen gehören. Dies sind z.B. Vorräte und Forderungen.

Die Unternehmensschulden werden nach abnehmender Fälligkeit in dem Bestandsverzeichnis aufgenommen. Unterschieden wird nach langfristigen und kurzfristigen Schulden. Langfristige Schulden haben einen Rückzahlungszeitraum von über einem Jahr (z.B. Darlehensrückzahlung für die Investition eines betrieblichen Gegenstandes). Die kurzfristigen Schulden setzen sich größtenteils aus den Rechnungen zusammen, die binnen der nächsten dreißig Tage bezahlt werden müssen.

Nach dem Abzug der Schulden von den Vermögensposten ermittelt ein Unternehmen mit dem Inventar seinen Reingewinn. Dies entspricht dem bilanziellen Eigenkapital.

Was ist eine Inventur?

Die Inventur (engl. inventory) stellt eine Bestandsaufnahme dar. Jedes Unternehmen ist verpflichtet, einmal im Jahr eine Inventur durchzuführen, falls nicht die permanente Inventur durchgeführt wird. Die Bestandsaufnahme geschieht in der Regel am Ende eines Geschäftsjahres.

 

Welche Arten von Inventuren gibt es?

Meist wird die permanente Inventur oder die klassische Stichtagsinventur durchgeführt. Daneben gibt es auch noch die zeitnahe Stichtagsinventur, bei der dem Unternehmen ein Spielraum von 10 Tagen gewährt wird, der sich um den eigentlichen Stichtag bewegt. Des Weiteren gibt es die Stichprobeninventur, bei der ausgewählte, repräsentative Stichproben genommen werden. Aus diesen wird der Gesamtbestand hochgerechnet, was ausschließlich unter Zuhilfenahme anerkannter mathematisch-statistischer Methoden geschehen darf.

Die permanente Inventur erlaubt es, die Bestandserfassung innerhalb des Unternehmens zeitlich zu verteilen. Die permanente Inventur setzt jedoch voraus, dass ein bestehendes Bestandsverzeichnis lückenlos fortgeschrieben wird. Zu diesem Zweck wird die permanente Inventur durch ein Warenwirtschaftssystem unterstützt, das alle Zu- und Abgänge erfasst. Auch wenn die permanente Inventur angewendet wird, ist einmal jährlich die körperliche Bestandsaufnahme durchzuführen.

Der in der Inventur durch Zählen, Messen oder Wiegen festgestellte Bestand wird im Inventar festgehalten. Das Inventar umfasst auch beispielsweise Grundstücke oder Darlehen, hier wird der Wert aufgrund der Buchhaltungsdokumente festgestellt.

 

Wer ist zur Inventur verpflichtet?

Das Inventar stellt die Grundlage für den vorgeschriebenen Jahresabschluss dar. Alle Unternehmen, die dazu verpflichtet sind, die doppelte Buchführung anzuwenden, sind ebenfalls verpflichtet, einmal jährlich eine Inventur durchzuführen oder die permanente Inventur anzuwenden. Auch bei Neugründungen oder Geschäftsaufgabe ist eine Inventur obligatorisch. Auf eine Inventur verzichten können lediglich Unternehmer, die nur zur Anwendung der einfachen Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) verpflichtet sind.

 

Was gilt es bei der Inventur zu beachten?

Der übliche Stichtag für die Inventur ist der 31. Dezember. Eine Abweichung auf einen anderen Zeitpunkt ist zulässig, wenn saisonale Geschäftsperioden dies erforderlich machen. Die Inventur kennt drei unterschiedliche verfahren. Neben der körperlichen Bestandsaufnahme gibt es die Buchinventur und die Anlageninventur. Unter die Buchinventur fallen immaterielle Vermögensgegenstände sowie Schulden. Die Anlageinventur gehört zur Anlagenbuchhaltung und erfasst Maschinen, Fahrzeuge und Büroausstattung. Für die Unterlagen der Inventur gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.

Wofür dient der Jahresabschluss?

Der Jahresabschluss (englisch: annual accounts) stellt die Vermögenswerte, Schulden, Aufwendungen und Erträge eines Unternehmens am Ende eines Geschäftsjahres dar.

 

Wie wird ein Jahresabschluss erstellt?

Um einen Jahresabschluss zu erstellen, müssen eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung angefertigt werden. Für Kapitalgesellschaften fordert das Handelsrecht zusätzlich die Erstellung eines Anhangs und eines Lageberichts. Im Anhang geht der Bilanzersteller auf bemerkenswerte Sachverhalte zum Jahresabschluss ein. Hier werden z.B. Darlehen erwähnt, die im Jahresabschluss aufgenommen wurden. Der Lagebericht gibt Auskunft über die wirtschaftliche Situation. Im Chancen- und Risikobericht gibt die Geschäftsführung ferner Prognosen für künftige Entwicklungen ab.

Für Kapitalgesellschaften sieht das Handelsrecht vor, den Jahresabschluss im elektronischen Bundesanzeiger zu veröffentlichen. Kommt ein Unternehmen seiner Publizitätspflicht nicht nach, kann es mit einer Strafe sanktioniert werden.

Wann muss die Jahresbilanz aufgestellt werden?

Das Handelsrecht bestimmt in § 242 Absatz 1 HGB, dass ein Kaufmann zum Schluss eines jeden Geschäftsjahres eine Bilanz (engl. annual balance) aufstellen muss, in welcher er das Vermögen und die Schulden seines Betriebs darstellt.

Der Begriff Jahresbilanz kann verwirren, da eine Bilanz immer stichtagsbezogen ist und sich nicht auf ein ganzes Jahr bezieht. Vielmehr muss am Schluss des Geschäftsjahres eine Bilanz aufgestellt werden, wobei das Geschäftsjahr mit dem Kalenderjahr identisch sein kann, aber nicht muss. Die Bezeichnung Jahresbilanz bezieht sich daher auf die Tatsache, dass die Bilanz einmal im Jahr bzw. jedes Jahr zu erstellen ist. Das Geschäftsjahr kann z.B. auch vom 01.05. bis zum 30.04. definiert sein. In diesem Fall muss die Bilanz jährlich per 30.04. anstatt per 31.12. aufgestellt werden.

 

Wie ist die Jahresbilanz aufgebaut?

Auf der Aktivseite der Jahresbilanz gibt der Unternehmer Auskunft über die Verwendung seiner Mittel. Die Aktiva unterteilen sich in das Anlagevermögen und das Umlaufvermögen.
Im Anlagevermögen werden alle Gegenstände erfasst, die dem Unternehmen langfristig dienen sollen. Hierzu zählen z. B. betriebliche Immobilien, die Betriebs- und Geschäftsausstattung und die Maschinen.

Zum Umlaufvermögen gehören die Posten, die dem Unternehmen nur kurzfristig dienen. Hier werden die Vorräte, die Forderungen und die liquiden Mittel erfasst.

Die Passivseite der Jahresbilanz informiert über die Herkunft der Mittel. Nach der Bilanzgliederungsvorschrift des Handelsrechts (§ 266 HGB) muss das Eigenkapital vom Fremdkapital abgegrenzt werden. Das Eigenkapital stellen die Gesellschafter zur Verfügung. Das Fremdkapital setzt sich aus den Verbindlichkeiten und den Rückstellungen zusammen.

Was ist eine Kasse und was ist ein Kassenbuch?

Mithilfe einer Kasse (engl. cash register) tätigt ein Unternehmen alle Einnahmen und Ausgaben, bei denen Bargeld verwendet wird. Dafür werden die Barbeträge zu einem Geschäftsvorfall in die Kasse eingezahlt oder aus dieser entnommen. Ein zugehöriges Kassenbuch (englisch: cash-book) zeichnet diese Barzahlungsvorgänge auf. Die Eintragungen im Kassenbuch müssen dabei die Bewegungen der Kasse zeitnah, korrekt und vollständig widerspiegeln. Auf diese Weise lässt sich im Kassenbuch jederzeit der Sollbestand der Kasse als Saldo ablesen. Er muss mit dem tatsächlichen Bargeldbestand in der Kasse übereinstimmen. Grundsätzlich ist jedes Unternehmen mit Bargeldverkehr verpflichtet, die Bewegungen der Kasse aufzuzeichnen.

Im Kassenbuch werden für jeden Geschäftsvorfall bestimmte Informationen erfasst. Dies umfasst das Datum, die fortlaufende Belegnummer, den zugehörigen Buchungstext, den Steuersatz, den Betrag der Einnahme oder Ausgabe und den Bestand der Kasse nach Abschluss des Geschäftsvorfalls.

Außerdem enthält das Kassenbuch den zugehörigen Buchungsbeleg. Alle Geschäftsvorfälle müssen im Kassenbuch chronologisch geordnet vorliegen. Die Eintragungen dürfen außerdem nachträglich nicht mehr veränderbar sein. Mit diesen Eigenschaften funktioniert das Kassenbuch als Konto in der Buchführung eines Unternehmens. In der Bilanz wird der entsprechende Saldo als Bestandskonto geführt und dem Umlaufvermögen hinzugerechnet.

Was bedeutet Konsolidierung?

Der Begriff Konsolidierung (engl. consolidation) wird im Finanzwesen und im Rechnungswesen verwendet.

Im Finanzwesen bedeutet Konsolidierung, dass aus kurzfristigen Schulden langfristige Schulden werden. Das Rechnungswesen wendet den Begriff an, wenn Jahresabschlüsse von Unternehmen zusammengefasst werden, die in einem Konzernverbund stehen.

Konsolidierungsvorgang wird im Finanzwesen wie folgt praktisch umgesetzt: Ein Unternehmen hat eine kurzfristige Verbindlichkeit aus einer Rechnung gegenüber einem Lieferanten. Weil die liquiden Mittel für eine sofortige Begleichung der Rechnung nicht ausreichen, nimmt das Unternehmen bei seiner Hausbank einen langfristigen Kredit auf. Auf diesem Weg trägt die Konsolidierung dazu bei, einen kurzfristigen Liquiditätsengpass zu überbrücken. Die Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten wird beglichen, sobald das Unternehmen über das Geld aus dem Kredit verfügen kann.

Mit diesen Mitteln können noch weitere Schulden beglichen werden. Der langfristige Kredit wird nach und nach abbezahlt.

Konsolidierung im Rechnungswesen heißt, dass die Bilanzen verschiedener Unternehmen zu einer einheitlichen Konzernbilanz zusammengefasst werden. Dabei stellen die einzelnen Abschlüsse der Unternehmen die Ausgangsbasis dar. Für den Konsolidierungsvorgang ist es wichtig, dass alle Abschlüsse in derselben Währung aufgestellt werden. Weitere Voraussetzungen sind ein identischer Bilanzaufbau (z. B. nach HGB) und dass alle Bilanzen zum selben Bilanzstichtag aufgestellt werden. Teilbereiche der Konzernkonsolidierung sind die Kapitalkonsolidierung, die Schuldenkonsolidierung und die Aufwands- und Ertragskonsolidierung.

Was ist Liquidität?

Liquidität (englisch: liquidity) bezeichnet die Fähigkeit eines Unternehmens, seine Verbindlichkeiten termingerecht und in voller Höhe begleichen zu können. Verfügt das Unternehmen über keine gute Zahlungsfähigkeit droht die Eröffnung eines Insolvenzverfahrens. Damit das Unternehmen seine Zahlungsverpflichtungen immer im Blick hat, wird die Liquidität ständig überprüft. Hierzu nutzt das Unternehmen betriebswirtschaftliche Kennzahlen, mit denen die Liquidität gemessen werden kann.

 

Welche Liquiditäsgrade gibt es?

Die Liquidität 1. Grades setzt die flüssigen Mittel in Beziehung zu den kurzfristigen Verbindlichkeiten. Die flüssigen Mittel setzen sich aus dem Kassenbestand und einem positiven Bankguthaben zusammen. Kurzfristige Verbindlichkeiten haben einen Rückzahlungszeitraum, der unter einem Jahr liegt.

Die Liquidität 2. Grades bezieht in der Analyse der Zahlungsfähigkeit die kurzfristigen Forderungen ein. Hierunter verstehen Handels- und Steuerrecht die Forderungen, die innerhalb eines Jahres beglichen werden.

Die Liquidität 3. Grades berücksichtigt zusätzlich den Bestand der Vorräte.

 

Wozu dient eine Liquiditätsplanung?

Um die Zahlungsfähigkeit jederzeit sicherzustellen, verfolgt jedes solide Unternehmen eine strukturierte Liquiditätsplanung. Ziel dieser Liquiditätsplanung ist es, jederzeit über die finanziellen Mittel zu verfügen, die für die Begleichung der Verbindlichkeiten benötigt werden.

Eine schlechte Liquidität läuft nicht zwangsläufig auf ein Insolvenzverfahren hinaus. Stellt die Unternehmensleitung einen kurzfristigen Engpass an finanziellen Mitteln fest, muss sie Maßnahmen ergreifen, die die Liquidität des Unternehmens wieder herstellen. Dies bedeutet, eine Erhöhung des Umsatzes oder eine Senkung der Kosten.

Was sind liquide Mittel?

Liquide Mittel (engl. Liquid funds) sind jene Geldmittel, die ein Unternehmer zur sofortigen Begleichung einer Verbindlichkeit verwenden kann. Zu den liquiden Mitteln zählen das Bargeld in der Kasse, das Bankguthaben und Schecks.

Liquide Mittel spielen bei der Feststellung der Liquidität eine wichtige Rolle. Werden sie ins Verhältnis zu den kurzfristigen Verbindlichkeiten gesetzt, ermittelt ein Unternehmen die Liquidität 1. Grades. Damit ein Unternehmen die kurzfristigen Verbindlichkeiten direkt bezahlen kann, sollte diese Kennzahl zwischen 10 und 30 % liegen.

Werden zu den liquiden Mitteln die kurzfristigen Forderungen hinzugerechnet und die Summe in Relation zu den kurzfristigen Verbindlichkeiten gesetzt, ergibt sich die Liquidität 2. Grades. Ist auch diese Kennzahl positiv, verfügt das Unternehmen über eine gute Liquidität.

Darüber hinaus kann auch die Liquidität 3. Grades ermittelt werden. Hierbei werden noch weitere Teile des Umlaufvermögens in Beziehung zu den kurzfristigen Verbindlichkeiten gesetzt.

 

Wo sind die liquiden Mittel in der Bilanz?

Liquide Mittel weist das Unternehmen in seiner Jahresbilanz aus. Sie stehen auf der Aktivseite und werden im Umlaufvermögen ausgewiesen. Kassenbestand, Bankguthaben und Schecks werden nicht einzeln ausgewiesen, sondern als ein Posten zusammengefasst.

Die aktuelle Höhe der liquiden Mittel kann mit einer aktuellen Cashflow-Analyse ermittelt werden. Bei der Cashflow-Analyse (auch als Kapitalflussrechnung bekannt) wird der Zahlungsfluss eines Unternehmens (Cashflow) ermittelt. Dieser dient dem Unternehmen als Überblick darüber, wie liquide der Betrieb im Moment ist.

Was ist eine Mahnung?

Eine Mahnung (engl. Reminder) genannt, ist die Aufforderung an den Schuldner, seine geschuldete Zahlung zu leisten. Die Mahnung ist häufig unerlässlich, um den Zahlungsverzug des Schuldners festzustellen und entsprechende Maßnahmen in Gang zu setzen. Es ist nicht gesetzlich festgelegt, dass der Gläubiger eine Mahnung schreiben muss. Sie ist nicht an eine bestimmte Form gebunden, muss jedoch eindeutig die Schulden benennen und beziffern. Erst wenn der Schuldner die Mahnung erhalten hat, kann der Gläubiger einen Verzugsschadenersatz und Verzugszinsen verlangen.

 

Wann sollte man eine Mahnung schreiben?

Grundsätzlich ist eine Mahnung nicht immer notwendig. Sie dient als Schutz für den Schuldner und soll ihn von den negativen Folgen des Verzugs in Kenntnis setzen. Wurde beispielsweise im Vertrag ein genauer Zeitpunkt für die Fälligkeit der Leistung genannt, dann muss der Gläubiger keine Mahnung schreiben. Dann tritt der Verzug nach Ablauf der Frist ein. Eine Mahnung als Schreiben wird in der Regel in drei Schritten ausgeführt. Zunächst erhält der Schuldner eine freundliche Zahlungserinnerung nach Ablauf der Zahlungsfrist. Hat der Schuldner nicht reagiert, dann ist eine zweite Mahnung zu schreiben. Sie kann zusätzlich Mahngebühren und Verzugszinsen auflisten. Muss der Gläubiger eine dritte Mahnung schreiben, dann erfolgt damit häufig zugleich die Ankündigung eines gerichtlichen Mahnverfahrens bei Nichtbegleichung der geschuldeten Leistungen und Gebühren.

Was ist die Mehrwertsteuer?

Die Mehrwertsteuer (engl. “value-added tax “, kurz VAT) ist eine Steuer, die im Ergebnis als ein Mehrwert auf die unternehmerische Wertschöpfung erhoben wird. Sie wird vom Endkunden bezahlt, jedoch vom Unternehmen an das Finanzamt entrichtet. Eingeführt wurde die Mehrwertsteuer (abgekürzt “MwSt.” oder auch “Mw.-St.”) erstmals am 1. Januar 1968 und ist heute, nach der Einkommensteuer, eine der wichtigsten Einnahmequellen des Staates. Grundsätzlich beträgt die Höhe der Mehrwertsteuer in Deutschland 19 Prozent, für einige, sogenannte Waren des täglichen Bedarfs, gilt der ermäßigte Mehrwertsteuersatz in Höhe von 7 Prozent. Hierzu zählen zum überwiegenden Teil Lebensmittel, da auf diese Weise eine Entlastung für Geringverdiener realisiert werden soll.

Weiterhin werden z.B. Bücher, Blumen und Fahrkarten mit dem ermäßigten Mehrwertsteuersatz besteuert. Die zahlreichen Sonderregelungen und Ausnahmen machen es mitunter schwer, den Überblick zu behalten. Ein besonders plakatives Beispiel hierfür ist die “Bettensteuer”: Auf den reinen Übernachtungspreis fällt der reguläre Mehrwertsteuersatz von 19 Prozent an, das Frühstück und alle anderen gastronomischen Leistungen des Beherbergungsbetriebes werden mit 5 Prozent Mehrwertsteuer besteuert. Die Mehrwertsteuer, die offiziell Umsatzsteuer heißt, ist für Unternehmen und Selbstständige vorsteuerabzugsfähig. Das heißt, dass diese sich die Umsatzsteuer, die sie selbst beim Erwerb von Gütern und Dienstleistungen entrichten, in gleicher Höhe vom Finanzamt erstatten lassen können. Die Umsatzsteuer ist hier faktisch ein durchlaufender Posten.

 

Wie kann die Mehrwertsteuer berechnet werden?

Um Brutto- und Nettobeträge zu ermitteln, ist es möglich auf einen Mehrwertsteuer Rechner zurückzugreifen. Tatsächlich ist dies aber nicht immer nötig. Die Berechnung von brutto und netto ist einfach.

Beispiel
Nettobetrag: 100 EUR, Steuersatz: 19%
Berechnung Umsatzsteuer: 100 EUR*0,19 = 19 EUR
Bruttobetrag: 100 EUR + 19 EUR = 119 EUR.
Direkt zum Ergebnis kommt man mit der Berechnung 100 EUR * (1+0,19) = 100 EUR*1,19 = 119 EUR

Umgekehrt kann aus dem Bruttobetrag der Nettobetraq errechnet werden.
Im Beispiel ist der Bruttobetrag 119 EUR. Man rechnet 119 EUR / (1+0,19) = 119 EUR/1,19 = 100 EUR. Der Nettobetrag ist demnach 100 EUR.

Was ist das Nettogehalt?

Das Nettogehalt ist das Gehalt, das dem Arbeitnehmer ausgezahlt wird. Es unterscheidet sich vom Bruttogehalt, da der Arbeitgeber vom Bruttogehalt Abgaben für den Arbeitnehmer vornimmt.
Was bleibt Netto vom Brutto übrig?

Hier geht’s zum Brutto-Netto-Rechner.

Was sind offene Posten?

Offene Posten (engl. open items) sind in der Buchführung von Unternehmen Forderungen und Verbindlichkeiten, die bis zu diesem Zeitpunkt noch nicht bezahlt bzw. ausgeglichen wurden. Das können z. B. unbezahlte Lieferanten- oder Kundenrechnungen sein. Wird diese Rechnung eingebucht, jedoch erst zu einem späteren Zeitpunkt bezahlt, entsteht ein offener Posten bis zur Fälligkeit und Bezahlung des Rechnungsbetrages. Ausgeglichen und ausgebucht wird der offene Posten durch die Zahlung der Rechnung.

Die Summe aller offenen Posten eines Unternehmens wird u. a. auch als OP-Saldo bezeichnet. Dies steht für Offene Posten Saldo. Offene Posten werden häufig umgangssprachlich auch OPOS-Liste, OPs, Offene Posten Liste und OP-Liste genannt.

 

Welche Bedeutung haben die offenen Posten?

Die offenen Posten einer Firma stehen in engem Zusammenhang mit deren Liquidität. Eine hohe Anzahl an Positionen in der Offene Posten Liste kann rasch zu Zahlungsengpässen führen. Das Ziel ist, jederzeit eine möglichst niedrige Anzahl an offenen Posten zu haben. Dies wirkt sich positiv auf die Liquidität des Betriebes aus.

 

Wie wird mit einer Offene Posten Liste umgegangen?

Offene Posten lassen sich im Unternehmen wie folgt überblicken: In den Stammdaten der Debitoren und Kreditoren sind die Fälligkeiten zu pflegen. Über eine Auswertung der Fälligkeiten ist ersichtlich, welche Posten schon lange überfällig sind. Hieran kann das Mahnwesen anknüpfen und die fälligen Rechnungen anmahnen. Eine Buchhaltungssoftware weist auf überfällige Rechnungen der Offene Posten Liste hin und verknüpft erfolgte Zahlungen automatisch mit der passenden Rechnung.

Was sind Passiva und Aktiva?

Eine Bilanz kennzeichnet sich durch Aktiva und Passiva. Mit den Aktiva und Passiva werden die Vermögenswerte und die Schulden eines Unternehmens dargestellt. Aktiva und Passiva geben dem Bilanzbetrachter Informationen darüber, wofür das Kapital verwendet wird (Aktiva) und woher es stammt (Passiva). Außerdem vermitteln Aktiva und Passiva dem Bilanzleser einen Eindruck über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens.

 

In welche Bereiche unterteilt sich die Passiva?

Die Passiva (engl. liabilities) werden in die folgenden Bereiche eingeteilt: Eigenkapital und Fremdkapital. Zum Fremdkapital zählen die Verbindlichkeiten und die Rückstellungen.

Verbindlichkeiten teilen sich in Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen und in Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten auf. Nimmt ein Unternehmen zur Finanzierung einer Investition Geld bei einer Bank auf, muss es die Verbindlichkeit unter den Passiva ausweisen. Zu den Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen zählen die Schulden, die aus den Eingangsrechnungen von Lieferanten entstehen.

Rückstellungen muss ein Unternehmen im Jahresabschluss bilden, wenn bei Aufstellung der Bilanz bereits bekannt ist, dass das Unternehmen eine Schuld zu begleichen hat, die Schuld aber der Höhe oder dem Zeitpunkt nach ungewiss ist.

 

Beispiel
Eine GmbH erstellt den Jahresabschluss 2020 Ende Januar 2021. Bei der Schätzung der Steuerhöhe anhand des vorläufigen Ergebnisses ergibt sich eine erwartete Nachzahlung zur Körperschaftsteuer von 2.500 Euro. Da die Steuerschuld durch das Bilanzergebnis 2020 veranlasst ist, gehört der Aufwand wirtschaftlich in das Jahr 2020. Aus diesem Grund ist eine Rückstellung zu bilden (Buchungssatz Steueraufwand an Steuerrückstellung).

Was ist eine Quittung?

Bei allen Bargeldgeschäften gilt die Quittung (engl. receipt) als rechtssicherer Beleg dafür, dass eine Zahlung erfolgt ist. Dies ergibt sich aus der Rechtsvorschrift des § 368 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch). Auf der anderen Seite dient ein Quittungsbeleg auch als Empfangsnachweis. Der Empfänger einer Ware oder einer Dienstleistung bestätigt, dass der ausführende Unternehmer seiner Verpflichtung aus einem Kauf- oder Dienstleistungsvertrag nachgekommen ist.

 

Welche Arten von Quittungen gibt es?

Man unterscheidet die folgenden Arten der Quittung:

  • Mit einer Bankquittung bestätigt ein Lieferant, dass er die vereinbarte Rechnungssumme erhalten hat. Er kann jetzt keine weiteren Ansprüche mehr gegen seinen Vertragspartner geltend machen.
  • Eine Ausgleichsquittung wird bei der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses ausgestellt. Der Arbeitnehmer bestätigt dem Arbeitnehmer, dass er keine weiteren Forderungen (z. B. Abfindung) gegen ihn stellen wird.
  • Mit einer Löschungsbewilligung wird angezeigt, dass die Begleichung einer Schuld ratenweise durch den Schuldner erfolgt und der Gläubiger mit diesem Vorgehen einverstanden ist.

 

Welche Angaben enthält eine Quittung?

Jede Quittung sollte die folgenden Angaben enthalten:

  • Name und Anschrift des Empfängers
  • Austellungsdatum und Ausstellungsort
  • Art und Menge des Produkts oder der erbrachten Dienstleistung
  • Steuerbetrag
  • Bruttopreis
  • Unterschrift

 

Was unterscheidet die Quittung von der Rechnung?

Eine Quittung wird bis zu einem Betrag von 250 Euro anstatt einer Rechnung vom Finanzamt als eine sog. Kleinbetragsrechnung anerkannt. Auf einer Rechnung hingegen muss u.a. die Steuernummer angegeben werden. Diese gehört nicht zu den Mindestangaben eines Quittungsbelegs.

Was ist das Rechnungswesen?

Das betriebliche Rechnungswesen (engl. accounting) ist die strukturierte Kontrolle aller Vorgänge, die ein Unternehmen betreffen. Es unterteilt sich in einen externen Teil und in einen internen Teil. Das externe Rechnungswesen liefert dem Unternehmer Informationen über die wirtschaftliche Lage seines Betriebs. Im Gegensatz zum internen Teil sind die Informationen auch für Interessenten außerhalb des Unternehmens (z.B. Finanzamt, Bank, Investoren) ersichtlich.

 

Wie unterscheiden sich das externe und das interne Rechnungswesen?

Basis des externen Teils ist eine Buchhaltung, die sich aus einer Finanzbuchhaltung und einer Lohnbuchhaltung zusammensetzt. Die Buchhaltung ist die Grundlage für die Erstellung des Jahresabschlusses. Den hiermit ermittelten Gewinn muss ein Unternehmen versteuern. Zu diesem Zweck reicht es die betrieblichen Steuererklärungen bei dem Finanzamt ein.

Das interne Rechnungswesen bezieht sich auf die betrieblichen Abläufe innerhalb des Unternehmens. Es wird auch häufig als Controlling bezeichnet. Mit dem Controlling sollen die innerbetrieblichen Leistungsprozesse so gesteuert werden, dass das Unternehmen möglichst wenig Kosten aufwenden muss.

Aufgabe der Kosten- und Leistungsrechnung ist es, die angefallenen Kosten möglichst dem Kostenträger zuzurechnen, der sie verursacht hat.

Wichtig ist die Unterscheidung von fixen und variablen Kosten. Fixkosten fallen unabhängig davon an, was in dem Unternehmen passiert. Die Miete muss z.B. auch dann bezahlt werden, wenn die Produktion wegen des Ausfalls einer Maschine stillsteht. Auf die variablen Kosten (z.B. Materialkosten) kann das Unternehmen dagegen Einfluss nehmen. Sie werden auch umsatzabhängige Kosten genannt.

Was ist das Skonto?

Das Skonto (engl. cash discount) ist ein Preisnachlass des Händlers. Der Kunde kann sich Skonto ziehen, wenn er die Rechnung in der angegebenen Skontofrist bezahlt. Häufig beträgt das Skonto 2 bis 3 Prozent vom Bruttobetrag einer Rechnung.

Wie lässt sich das Skonto berechnen?

Beispiel
Ein Händler stellt eine Rechnung über 1.000 Euro brutto. Der Rechnungstext enthält folgende Angaben: 30 Tage netto, bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen 3 Prozent Skonto.
Zahlt der Kunde binnen 10 Tagen, kann er 3 Prozent Skonto ziehen, danach gilt der volle Rechnungsbetrag. Zahlt er jedoch später als nach 30 Tagen, können sogar zusätzliche Kosten wie Verzugszinsen anfallen.

Ersparnis bei Nutzung von Skonto
3% von 1.000 Euro = 30 Euro
1.000 Euro Rechnungsbetrag – 30 Euro Skonto = 970 Euro.
Zahlt der Kunde innerhalb von 10 Tagen spart er 30 Euro und zahlt lediglich 970 Euro.

Warum lohnt sich das Skonto?

Für den Kunden ist dieser Preisnachlass häufig eine Möglichkeit Geld zu sparen. Für den Händler verringert das Skonto zwar den Gewinn, motiviert aber zum rechtzeitigen Bezahlen. Zeitaufwendige Schreibarbeit und kostenintensive Mahnverfahren werden vermieden. Skonti sind für die Kundenbindung zudem wertvoller als andere Preisnachlässe.

Was ist die Steuernummer?

Die Steuernummer (engl. tax number) ist ein Kennzeichen, das ein Finanzamt für die steuerliche Erfassung einer Person an jeden Bürger vergibt, der eine Steuererklärung abgibt. Die erste Steuererklärung reicht die steuerpflichtige Person ohne eine Steuernummer ein. Das Finanzamt vergibt diese und verwendet die Steuernummer finanzamtsintern und gegenüber dem Bürger.

Wo finde ich meine Steuernummer?

Bei Rückfragen ist es für den Bürger hilfreich, wenn die Nummer sofort zur Hand ist. Eine steuerpflichtige Person findet sie links oben auf ihrem Steuerbescheid. Steht diese Person in einem sozialversicherungspflichtigen Arbeitsverhältnis, steht die Steuernummer auch auf der Lohnsteuerbescheinigung.

Wie ist eine Steuernummer aufgebaut?

Der Aufbau einer Steuernummer wird nicht in allen Bundesländern gleich geregelt. In Nordrhein-Westfalen kennzeichnen die ersten vier Ziffern das Finanzamt. In allen anderen Bundesländern ist diese Nummer dreistellig. Die nächsten vier Ziffern treffen eine Aussage über den finanzamtsinternen Bezirk. Die letzten drei Ziffern beziehen sich auf die steuerpflichtige Person. Die letzte Ziffer wird als Prüfziffer verwendet.

Was ist der Unterschied zur Identifikationsnummer?

Eine Steuernummer ist nicht identisch mit der Identifikationsnummer. Die Steuernummer erhält eine steuerpflichtige Person von dem Finanzamt, in dessen Zuständigkeitsbereich sie ihren Wohnsitz hat. Treten bei dieser Person bestimmte Lebensereignisse ein (z. B. Umzug oder Hochzeit) vergibt das Finanzamt eine neue Nummer. Die Identifikationsnummer ändert sich dagegen nie. In noch unbestimmter Zukunft soll die Identifikationsnummer die alte Steuernummer ablösen.

S wie Storno

Was ist ein Storno?

Ein Storno (umgangssprachlich, eigentlich Stornierung genannt) ist die Rückabwicklung einer vorgenommenen Buchung.

Ein Storno in der Buchhaltung geschieht recht häufig. Immer wenn eine Falschbuchung auf ein Konto erfolgte, wird diese Buchung storniert. Die vorgenommene Buchung wird durch den Storniervorgang rückgängig gemacht. Aus Gründen der Bilanzklarheit und Vollständigkeit kann die Buchung nicht einfach gelöscht oder entfernt werden.

Wie wirkt sich die Stornierung aus?

Der Geschäftsvorfall wird mit der Stornierung rückgängig gemacht.

Buchhalterisch macht es keinen Unterschied, ob der Vorgang (z.B. der Kauf eines Produktes) storniert wurde oder ob ein Fehler zu korrigieren ist. In beiden Fällen wird die ursprüngliche Buchung durch die Stornierung wieder umgekehrt und der Effekt ist dadurch +/- Null.

Beispiel 1:

Unternehmen A kauft ein Produkt, mit dem es nicht zufrieden ist. Der Verkäufer willigt ein, das Produkt zurückzunehmen und eine Gutschrift auszustellen.

  • Buchung des Einkaufs: Aufwand an Kreditor
  • Buchung der Gutschrift: Kreditor an Aufwand

Auf diese Weise ist der Vorgang ausgeglichen.

Beispiel 2:

Beim Buchen der Bankauszüge fällt auf, dass der Saldo in der Buchhaltung nicht mit dem Bankkonto übereinstimmt. Bei näherer Prüfung ergibt sich, dass ein Bankumsatz fehlerhaft gebucht wurde. Es ist Geld zugegangen, da ein Kreditor Geld erstattet hat, es wurde aber für die Bank im Haben gebucht.

  • Fehlerhafte Buchung: Kreditor an Bank
  • Korrektur der Buchung: Bank an Kreditor

Der Vorgang ist ausgeglichen, da er buchhalterisch rückgängig gemacht wurde. Die korrekte Buchung muss im Anschluss noch erfolgen.

Was ist der Umsatz?

Der Umsatz (engl. turnover) eines Unternehmers ergibt sich aus dem Verkauf von Waren oder der Erbringung von Dienstleistungen. Dabei lässt sich der mengenmäßige vom wertmäßigen Umsatz unterscheiden. Mengenmäßig entspricht die Größe der Menge, die der Unternehmer in einem bestimmten Zeitraum abgesetzt hat. Bewertet er diese Absatzmenge mit dem Verkaufspreis, weiß er, wie hoch sein wertmäßiger Verdienst ist (Umsatzerlöse).

 

Wie setzt sich der Umsatz zusammen?

Der Umsatz eines Unternehmens ergibt sich aus den folgenden Positionen:
Erlöse aus dem Verkauf von Produkten oder der Vermietung einer Sache
Erlöse aus der Erbringung von Dienstleistungen

Der Bruttoumsatz muss vom Nettoumsatz abgegrenzt werden. Beim Bruttoumsatz ist die Umsatzsteuer eingerechnet. Der Nettoumsatz enthält keine Umsatzsteuer. Die Umsatzsteuer wird von dem Unternehmer zwar vereinnahmt, gehört aber dennoch nicht zu seinen Einnahmen. Weil der Unternehmer die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen muss, stellt sie für ihn einen durchlaufenden Posten dar.

 

Beispiel
Ein Autohändler verkauft einen Gebrauchtwagen für 5.950 Euro. In dem Bruttobetrag ist die Umsatzsteuer von 950 Euro enthalten. Der Nettoumsatz beläuft sich auf 5.000 Euro. 950 Euro führt der Unternehmer an sein Finanzamt ab.

Der Umsatz entspricht nicht dem Gewinn eines Unternehmens. Erst wenn die Einnahmen eines bestimmten Zeitraums um die Ausgaben desselben Zeitraums gekürzt werden, weiß der Unternehmer, ob er einen Gewinn erzielt hat oder einen Verlust verzeichnen muss.

Was ist die Umsatzsteuer Identifikationsnummer?  

Die Umsatzsteuer Identifikationsnummer (engl. VAT identification number, VAT ID) ist eine Kennzeichnung für Unternehmen oder andere Rechtsträger zur Abwicklung des innergemeinschaftlichen Waren- und Dienstleistungsverkehrs. Sie belegt, dass ein Unternehmen berechtigt ist, innerhalb der EU Waren und Dienstleistungen umsatzsteuerfrei über Landesgrenzen zu handeln.

Nach dem innerhalb der EU geltenden Bestimmungslandprinzip ist die Umsatzsteuer immer in dem Land abzuführen, in dem die Ware oder Dienstleitung an den Endverbraucher gelangt. Daher können Waren oder Dienstleitungen zwischen Unternehmen umsatzsteuerfrei innerhalb der Europäischen Union gehandelt werden. Die Umsatzsteuer Identifikationsnummer gilt als Beleg dafür, dass ein Unternehmen dazu berechtigt ist, am umsatzsteuerfreien Waren- oder Dienstleitungsverkehr innerhalb der Europäischen Union teilzunehmen.

 

Wie wird die Umsatzsteuer Identifikationsnummer geprüft?

Wenn ein Unternehmen mit einem Handelspartner aus einem anderen EU-Staat Waren oder Dienstleitungen umsatzsteuerfrei austauscht, der eine falsche Umsatzsteuer Identifikationsnummer angegeben hat, muss es die Umsatzsteuer selbst nachzahlen. Um sicher zu gehen, dass der Handelspartner tatsächlich berechtigt ist, eine umsatzsteuerfreie Rechnung auszustellen, sollte man daher die Umsatzsteuer Identifikationsnummer prüfen. Um eine Umsatzsteuer Identifikationsnummer zu prüfen, muss eine Anfrage an die Online-Datenbank der Europäischen Kommission gerichtet werden. Viele Buchhaltungsprogramme haben hierzu eine Schnittstelle.

Die Umsatzsteuer Identifikationsnummer prüfen kann man aber auch über verschiedene Internetseiten, die auf diese Online-Datenbank zugreifen. Dabei geben die ersten Buchstaben der Umsatzsteuer Identifikationsnummer Auskunft darüber, in welchem Land die Nummer beantragt wurde; so beginnen die Nummern deutscher Unternehmen immer mit den Buchstaben DE, in Österreich immer mit ATU. Bei einer Prüfung der Umsatzsteuer Identifikationsnummer erhält man eine sofortige Auskunft, ob die Nummer gültig ist und für welches Unternehmen sie ausgegeben wurde.

Was sind Verbindlichkeiten?

Die Verbindlichkeiten (engl. accounts payable) stellen einen Posten dar, den das Unternehmen auf der Passivseite seiner Bilanz ausweist. Verbindlichkeiten entstehen, wenn ein Unternehmen eine Leistung in Anspruch nimmt oder eine Ware für das Unternehmen bezieht und die Bezahlung zu einem späteren Zeitpunkt vornimmt.

 

Welche Arten von Verbindlichkeiten gibt es?

Für Verbindlichkeiten ist kennzeichnend, dass sowohl die Höhe als auch der Zeitraum für die Begleichung im Vorhinein feststeht. Dies grenzt die Verbindlichkeit von den Rückstellungen ab. Verbindlichkeiten werden nach Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten, Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen sowie nach Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen unterschieden. Darüber hinaus passiviert ein Unternehmen auch die sonstigen Verbindlichkeiten.

 

Beispiel
Ein Möbelhersteller bezieht von einem Lieferanten Holz. Der Lieferant stellt dem Möbelhersteller die Lieferung der Waren in Rechnung. In Höhe des Rechnungsbetrages hat der Möbelhersteller eine Verbindlichkeit aus Lieferung und Leistung.

Für den Transport der Möbel benötigt das Möbelhaus einen neuen LKW. Zur Finanzierung nimmt es bei der Hausbank einen Kredit auf. In Höhe des Rückzahlungsbetrages weist das Unternehmen eine Verbindlichkeit gegenüber dem Kreditinstitut aus. Gegenüber dem Finanzamt hat das Möbelhaus eine Umsatzsteuerschuld in Höhe von 200 Euro noch nicht beglichen. Diese Schuld ist eine sonstige Verbindlichkeit des Unternehmens.

Was ist die vorbereitende Buchhaltung?

Die vorbereitende Buchhaltung (engl. preparatory accounting) bereitet die Belege für alle Geschäftsvorfälle eines Monats oder eines anderen Abrechnungszeitraums vor, damit hieraus die Buchhaltung erstellt werden kann.

 

Was beinhaltet die vorbereitende Buchhaltung?

Wichtige Bestandteile der vorbereitenden Buchhaltung sind neben der Sammlung und Sortierung der Rechnungsbelege und Quittungen auch das Kassenbuch und die Kontoauszüge der Geschäftsbank des Unternehmens. Sowohl das Kassenbuch als auch die Kontoauszüge werden im Rahmen der vorbereitenden Buchhaltung noch nicht kontiert.

Stattdessen werden die Belege hinter die Kontoauszüge geheftet, die zu den Beträgen auf dem Kontoauszug gehören.

Die vorbereitende Buchhaltung sammelt und sortiert die Vorgänge zwecks einer effizienteren Abarbeitung beim Buchen. Im Rahmen von digitalisierten Prozessen kann die vorbereitende Buchhaltung häufig eingeschränkt werden oder ganz entfallen.

Was sind zweifelhafte Forderungen?

Stellt ein Unternehmer eine Rechnung, die nicht sofort bezahlt wird, hat er gegenüber dem Kunden eine Forderung. In der Regel gleicht sich diese Forderung aus, wenn der Kunde seiner Zahlungspflicht nachkommt. Es gibt aber auch Fälle, bei denen ein Kunde die Leistung des Unternehmers nicht bezahlen kann oder nicht bezahlen will. Erfährt ein Unternehmer, dass z. B. sein Schuldner plötzlich insolvent geworden ist, ist das Risiko, dass er das Geld nicht mehr bekommt, sehr hoch. Das Handelsrecht bezeichnet dies als zweifelhafte Forderungen.

Zweifelhafte Forderungen (engl. doubtful receivables) müssen von dem Unternehmer belegt und im Jahresabschluss erfasst werden.

 

Warum müssen zweifelhafte Forderungen in der Bilanz separat aufgeführt werden?

Bei der Erstellung seiner Bilanz muss der Unternehmer die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung beachten. Hierzu zählt auch der Grundsatz der Bilanzklarheit. Der Grundsatz der Bilanzklarheit verlangt, dass der Unternehmer seine Vermögensposten und seine Schulden klar und übersichtlich darstellt. Aus diesem Grund müssen zweifelhafte Forderungen separat von den Forderungen ausgewiesen werden, die nicht zweifelhaft sind. Praktisch bedeutet dies, dass der Bestand der Forderungen und Leistung um die Summe der zweifelhaften Forderungen reduziert wird.

Wird zu einem späteren Zeitpunkt ersichtlich, dass die Behandlung des Unternehmers – seine Forderung mit einem Ausfallrisiko zu belegen – richtig war, wird eine zweifelhafte Forderung uneinbringlich. In diesem Fall muss der Unternehmer die Forderung aus der Bilanz ausbuchen. Die Forderung wird zu Aufwand.