Stellt euch vor: Die Buchhaltung jagt fehlende Belege, die Produktion bestellt doppelt Material, und der Jahresabschluss verzögert sich um Wochen – weil niemand denselben Datenstand hat. Datenchaos in ERP-Systemen und der Buchhaltung ist mehr als ein Ärgernis. Es kostet Geld, vertreibt Kunden und gefährdet Compliance. Doch wo liegen die konkreten Fallstricke, und wie schafft ihr Klarheit?
1. Inkonsistente Dateneingabe: Wenn jeder macht, was er will
Die Einkaufsabteilung trägt Lieferantenrechnungen ohne Kostenstelle ein, die Logik der Projektnummern versteht nur der Azubi, und die Buchhaltung muss raten, welcher Betrag wohin gehört. Folge: Fehler pflanzen sich fort, Mahngebühren steigen, und die Steuerprüfung Betriebsprüfung wird zum Albtraum.
Was ihr tun könnt:
- Feldvalidierung im ERP: Nutzt Pflichtfelder und Dropdowns im System – wer keine Kostenstelle auswählt, kommt nicht weiter. Tools wie Odoo oder SAP Business One bieten solche Funktionen.
- Schulungen mit Praxisbezug: Zeigt im Team, wie falsche Eingaben reale Lieferverzögerungen auslösen.
- Vorlagen für alle: Standardisiert Rechnungsformate mit Tools wie Debitoor oder ERP-integrierten Lösungen.
2. Verschlankte Module: Wenn das ERP zur Dateninsel wird
Das CRM weiß nichts vom Lagerbestand, die Finanzsoftware ignoriert Vertriebsprovisionen, und plötzlich fehlen 500 Pakete – weil niemand die Schnittstelle zwischen Modulen aktualisiert hat. Ergebnis: Team A arbeitet mit Daten von gestern, Team B mit geratenen Werten.
Was ihr tun könnt:
- Integration erzwingen: Setzt auf ERP-Systeme wie Microsoft Dynamics 365 oder NetSuite, die Buchhaltung, Lager und Vertrieb in Echtzeit verknüpfen.
- APIs nutzen: Verbindet Tools wie Zapier oder Make.com mit eurem ERP, um manuelle Übertragungen abzuschaffen.
- Eine Wahrheit, eine Plattform: Schafft eine zentrale Datenbank, auf die alle Abteilungen zugreifen – ohne Exporte in Excel.
3. Manuelle Prozesse: Die Zeitbombe in der Buchhaltung
Mitarbeiter übertragen stundenlang Zahlen aus PDF-Rechnungen ins ERP, tippen Bestellungen aus E-Mails ab – und vertippen sich bei der dritten Tasse Kaffee. Folge: Dier Monatsabschluss verspätet sich, das Controlling reagiert zu spät auf Trends.
Was ihr tun könnt:
- OCR-Tools einsetzen: Lösungen wie Lexoffice oder Datev extrahieren automatisch Rechnungsdaten und spielen sie ins ERP ein.
- Workflows automatisieren: Legt im ERP fest: Sobald eine Rechnung im System landet, wird sie automatisch an die Buchhaltung und den Kostenstellenverantwortlichen weitergeleitet.
- Papier ade: Digitale Belegarchivierung mit Tools wie SevDesk, die direkt ans ERP anbinden.
4. Compliance-Risiko: Wenn die Buchhaltung zum Glücksspiel wird
Die GoBD fordert revisionssichere Daten, doch im ERP fehlen Änderungsprotokolle. Oder: Ein Mitarbeiter löscht versehentlich einen kritischen Datensatz – und niemand kann die Lücke erklären. Ergebnis: Bußgelder, Vertrauensverlust, Shitstorm.
Was ihr tun könnt:
- Audit-Trail aktivieren: Nutzt die Protokollfunktionen eures ERPs, um jede Datenänderung nachvollziehbar zu machen.
- Rollenbasierte Zugriffe: Teilt Rechte granular zu (Wer darf was sehen? Wer löschen?) – z. B. mit SAP S/4HANA.
- Regelmäßige Checks: Führt quartalsweise interne Audits durch, um Datenlücken vor der Steuerprüfung zu schließen.
Und wenn ihr nicht wisst, wie ihr es rund bekommt, kontaktiert uns!
