Verlorene Kundendaten, widersprüchliche Reports, Compliance-Lücken – Datenchaos ist mehr als ein organisatorisches Ärgernis. Es wird zum Sicherheitsrisiko. Denn wo Informationen unkontrolliert fließen, lauern Datenlecks, Bußgelder und Vertrauensverluste. Ein Information Security Management System (ISMS) kann hier nicht nur schützen, sondern auch klare Strukturen schaffen. Wo genau hakt es, und wie integriert ihr Sicherheit in die Datenordnung?  

1. Daten-Silos: Wenn Sicherheit an Abteilungsgrenzen scheitert 

Die Buchhaltung speichert Rechnungen lokal auf PCs, Vertriebsdaten liegen in einer Cloud ohne Zugriffskontrolle, und die Personalabteilung nutzt Excel-Listen für sensible Gehaltsdaten. Ein Traum für Cyberangriffe. 

 
Beispiel: Ein Phishing-Mail trifft auf die Buchhaltung – doch weil die Rechnungsdaten nicht zentral gesichert sind, werden nach einem Ransomware-Angriff Lieferanten nicht mehr bezahlt.  

Was ISMS bringt:  

• Zentrale Klassifizierung: Definiert mit dem ISMS, welche Daten kritisch sind (z. B. personenbezogene Daten, Finanzdokumente) und wo sie liegen müssen.  

• Access Controls: Nutzt Rollenkonzepte („Wer braucht Zugriff?“) und Tools wie Microsoft Purview, um Silos aufzubrechen – ohne Sicherheit zu opfern.  

• Regelmäßige Audits: Prüft alle 3 Monate, ob Daten noch dort gespeichert sind, wo sie laut ISMS-Richtlinie hingehören. 

2. Shadow IT: Wenn Teams eigene Tools riskieren 

Das Marketingteam nutzt ein ungeprüftes KI-Tool für Kundendaten, die Entwicklung lädt Code auf private GitHub-Accounts. Jede Abteilung handelt gut gemeint – doch das ISMS weiß von nichts. 
Beispiel: Ein externes Übersetzungstool leakt vertrauliche Projektinfos, weil es nicht auf DSGVO-Konformität geprüft wurde.  

Was ISMS bringt:  

• Richtlinien für Software: Führt eine „White List“ von Tools ein, die sicherheitsgeprüft sind (ISO 27001-Zertifizierung als Minimum).  

• Schulungen: Zeigt Teams im Security-Awareness-Training auf, warum Shadow IT zum Daten-GAU führt.  

• Technische Barrieren: Blockiert über Endpoint Management Systeme (wie Microsoft Intune) unautorisierte Downloads. 

3. Inkonsistente Backups: Wenn Retten Glückssache ist 

Manche Server werden stündlich gesichert, andere nur alle zwei Wochen – und niemand prüft, ob die Backups wirklich funktionieren. Bei einem Ausfall wird das Ausmaß des Chaos erst klar. 
Beispiel: Nach einem Server-Crash stellt sich heraus: Die Produktionsdaten der letzten Woche fehlen, weil das Backup-Intervall falsch konfiguriert war.  

Was ISMS bringt:  

• Standardisierte Backup-Regeln: Legt im ISMS fest, welche Daten wie oft gesichert werden (z. B. Kundendaten täglich, Logs wöchentlich).  

• Notfalltests: Simuliert alle 6 Monate einen Datenverlust – nur wer die Rettung probehält, kann sich im Ernstfall verlassen.  

• Verschlüsselung: Sichert Backups automatisch mit AES-256, um sie vor Diebstahl zu schützen. 

4. Daten-Flut ohne Löschkonzept: Wenn Speicherkosten explodieren 

 Alte Kundendaten, veraltete Verträge, doppelte Dokumente – niemand löscht, aus Angst, etwas zu verlieren. Doch je mehr Daten, desto größer die Angriffsfläche. 
Beispiel: Bei einer Prüfung stellt sich heraus: Das Unternehmen speichert noch Konto-Daten von Kunden, die seit 5 Jahren nicht mehr existieren – ein Verstoß gegen die DSGVO.  

Was ISMS bringt:  

• Retention Policies: Definiert im ISMS, wie lange welche Daten aufbewahrt werden (z. B. Rechnungen: 10 Jahre, Bewerbungsunterlagen: 6 Monate).  

• Automatisierte Löschung: Nutzt Tools wie Varonis, die Daten nach Ablauf der Frist automatisch archivieren oder entfernen.  

• Dateninventur: Führt einmal jährlich eine „Datenbereinigungswoche“ durch, bei der jede Abteilung Altlasten entsorgt. 

5. Unklare Notfallpläne: Wenn Chaos zur Krise wird 

Bei einem Datenleck herrscht Hektik – niemand weiß, wer informiert werden muss, welche Behörden benachrichtigt werden oder wie die Presse reagiert. 
Beispiel: Ein Hackerangriff legt die IT lahm. Während die Geschäftsführung schweigt, posten Mitarbeitende wilde Spekulationen auf LinkedIn – der Imageschaden ist enorm.  

Was ISMS bringt:  

• Incident Response Plans: Dokumentiert im ISMS genau, wer im Ernstfall was tut (z. B. „IT isoliert betroffene Systeme, PR informiert Kunden binnen 24h“).  

• Regulatorische Pflichten: Hält in einer Checkliste fest, welche Meldungen an Aufsichtsbehörden (z. B. BSI) fällig sind – inklusive Fristen.  

• Krisenkommunikation: Trainiert das Management in simulierten Szenarios, um Panik zu vermeiden. 

Ein Information Security Management System zwingt euch, Datenflüsse zu strukturieren, Verantwortungen zu klären und Risiken proaktiv zu managen. Wenn ihr es alleine doch nicht schaffen solltet, kontaktiert uns!