Für Unternehmen sind fehlerhafte oder abgelehnte Rechnungen nicht nur ärgerlich, sondern können auch zu ernsthaften Verzögerungen bei der Zahlung führen. Gerade in mittelständischen und großen Unternehmen sind fehlerhafte Rechnungen ein häufiges Problem, das Zeit und Ressourcen verschlingt. Warum aber werden Rechnungen überhaupt abgelehnt? Und was könnt ihr tun, um diese Probleme zu vermeiden? 

Hier sind die häufigsten Gründe für abgelehnte Rechnungen und wie ihr solche Fehler im Vorfeld erkennen und beheben könnt: 

1. Fehlende oder falsche Angaben auf der Rechnung 

Dies ist einer der häufigsten Gründe für eine Ablehnung. Fehlen wichtige Pflichtangaben wie die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, die vollständige Firmenadresse oder die Steuernummer, kann die Rechnung von der Buchhaltung des Kunden oder vom Steueramt sofort abgelehnt werden. Auch Tippfehler oder inkorrekte Angaben können zu Problemen führen. 

Nutzt ein automatisiertes Rechnungsmanagement-System, das vor dem Versenden alle notwendigen Felder überprüft. Systeme wie Sage bieten Lösungen, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen vollständig und korrekt sind, bevor die Rechnung verschickt wird. Unser Team unterstützt euch dabei, solche Systeme nahtlos in eure IT- und Buchhaltungsprozesse zu integrieren, damit keine Angabe vergessen wird. 

2. Fehlerhafte Beträge oder fehlende Übereinstimmung mit Bestellungen 

Ein häufiger Grund für Zahlungsdifferenzen und Ablehnungen ist, dass die Rechnungsbeträge nicht mit den vereinbarten Summen übereinstimmen. Wenn die berechneten Beträge, Rabatte oder Versandkosten nicht mit der ursprünglichen Bestellung des Kunden übereinstimmen, wird die Rechnung oft zurückgewiesen. 

Implementiert ein System, das die Rechnung direkt mit der Bestellung abgleicht, bevor sie verschickt wird. ERP-Systeme wie SAP oder Microsoft Dynamics 365 bieten automatische Abgleichfunktionen, um solche Diskrepanzen zu verhindern. Unsere Experten sorgen dafür, dass eure IT- und ERP-Systeme so miteinander verknüpft sind, dass Fehler durch automatisierten Abgleich frühzeitig erkannt werden. 

3. Falsche oder fehlende Referenzen 

Oft verlangen Unternehmen, dass auf der Rechnung eine Bestellnummer, ein Angebotscode oder der Name der Kontaktperson des Kunden angegeben wird. Fehlen diese Referenzen oder sind sie falsch, wird die Rechnung häufig direkt zurückgeschickt. 

Ein strukturiertes CRM- und Buchhaltungssystem, das alle relevanten Informationen für jede Bestellung erfasst, hilft dabei, solche Fehler zu verhindern. Mit Lösungen wie Sage oder Microsoft Dynamics 365 könnt ihr sicherstellen, dass die richtigen Referenzen automatisch auf der Rechnung erscheinen. Wir beraten euch, wie ihr eure Datenbestände optimal organisiert, damit die richtigen Informationen stets korrekt übermittelt werden. 

4. Abweichende Zahlungsbedingungen 

Wenn die auf der Rechnung angegebenen Zahlungsbedingungen (Zahlungsziel, Skonto, etc.) nicht mit den ursprünglich vereinbarten Bedingungen übereinstimmen, führt dies oft zu einer Ablehnung oder einer Verzögerung der Zahlung. 

Stellt sicher, dass eure Buchhaltungssoftware die Zahlungsbedingungen korrekt aus der Auftragsbestätigung übernimmt. SAP und DATEV bieten Lösungen, um die Zahlungsbedingungen korrekt und automatisch zu übertragen. Wir helfen euch, diese Systeme zu implementieren, sodass die richtigen Konditionen stets auf der Rechnung erscheinen und Missverständnisse vermieden werden. 

5. Technische Formatfehler 

Nicht selten scheitern Rechnungen an formalen und technischen Kriterien, wie zum Beispiel falsche Dateiformate (z. B. PDF statt XML) oder fehlende digitale Signaturen. Viele Unternehmen nutzen mittlerweile elektronische Rechnungssysteme und erfordern spezifische Standards für den Rechnungsaustausch, wie XRechnung oder ZUGFeRD. 

Automatisierte Rechnungsportale und E-Rechnungsformate sind in solchen Fällen hilfreich. ZUGFeRD und XRechnung sind zwei Standards, die in Deutschland weit verbreitet sind. Wir beraten euch dabei, wie ihr die gesetzlichen und technischen Anforderungen für elektronische Rechnungen erfüllt und die richtigen Systeme nutzt, um reibungslose Abläufe sicherzustellen. 

6. Doppelte Rechnungen 

Ein weiterer häufiger Fehler sind doppelte Rechnungen, die versehentlich erneut gesendet werden. Das führt oft zu Verwirrung und kann die Zahlung weiter verzögern. 

Mit einer effektiven Rechnungsverwaltungssoftware wie DocuWare oder ELO Digital Office könnt ihr Duplikate automatisch erkennen und vermeiden. Diese Lösungen helfen euch, Rechnungen zentral zu verwalten und verhindern, dass versehentlich eine doppelte Rechnung verschickt wird. Unsere Experten unterstützen euch dabei, euer System so zu konfigurieren, dass es doppelte Rechnungen automatisch identifiziert und ihr die Kontrolle behaltet. 

Wie wir euch helfen können, Ablehnungen zu vermeiden 

Abgelehnte Rechnungen können ein großes Problem für den Cashflow eines Unternehmens darstellen. Mit der richtigen IT-Infrastruktur, automatisierten Prozessen und einer engen Integration zwischen Buchhaltung und IT könnt ihr diese Probleme jedoch weitgehend verhindern. 

Unser Team steht euch zur Seite, um: 

• ERP-Systeme und Buchhaltungslösungen optimal zu verknüpfen (z. B. mit SAP oder Microsoft Dynamics 365). 

• Automatisierte Prüfmechanismen in eure Systeme zu integrieren, die Fehler erkennen, bevor Rechnungen verschickt werden (z. B. mit DATEV oder Sage). 

• IT-Tools zur Verfügung zu stellen, die den Rechnungs- und Zahlungsabgleich vereinfachen und beschleunigen (z. B. mit ELO Digital Office oder DocuWare). 

Ihr habt eine Rechnung, die ständig abgelehnt wird, und wisst nicht warum? Oder ihr braucht Hilfe bei der Umstellung auf ein neues ERP-System? Meldet euch bei uns – wir kümmern uns darum, dass eure Buchhaltung reibungslos funktioniert und eure Rechnungen nicht mehr abgelehnt werden.