Das Rechnungswesen spielt eine zentrale Rolle in der Unternehmensführung und ist entscheidend für die Planung, Steuerung und Kontrolle wirtschaftlicher Abläufe. Es ermöglicht Unternehmen, fundierte Entscheidungen zu treffen und ihre finanziellen Ressourcen effektiv zu verwalten. Im Folgenden betrachten wir die Hauptbereiche des Rechnungswesens: das externe und interne Rechnungswesen. Diese werden in Fachkreise als ein Bereich („Finance“) bezeichnet. In Deutschland wird „Finance“ häufig mit „Banking“ gleichgesetzt. Banking bezeichnet eine bestimmte Branche (Finanzbranche), während „Finance“ die Bereiche des externen Rechnungswesens (Accounting) und des internen Rechnungswesens (Controlling) umfasst. 

Zusätzlich gehen wir auf die Vergleichs- und Planungsrechnung im internen Rechnungswesen ein. Abschließend wird die Rolle von Buchhaltern, Controllern und der IT-Abteilung in diesem Kontext beleuchtet. 

1. Externes Rechnungswesen 

Das externe Rechnungswesen ist der Bereich des Rechnungswesens, der sich mit der Erfassung und Aufbereitung von Daten befasst, die für externe Stakeholder von Interesse sind. Dazu gehören Investoren, Gläubiger, das Finanzamt und andere externe Institutionen. Das externe Rechnungswesen folgt strengen gesetzlichen Vorgaben und Standards, wie zum Beispiel den International Financial Reporting Standards (IFRS) oder dem Handelsgesetzbuch (HGB) in Deutschland. 

Wichtige Aspekte: 

• Jahresabschlüsse: Das externe Rechnungswesen umfasst die Erstellung von Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung sowie den Anhang. 

• Transparenz: Ziel ist es, eine transparente und nachvollziehbare Darstellung der finanziellen Lage des Unternehmens zu gewährleisten. 

• Rechtliche Vorgaben: Bestimmte Unternehmen sind verpflichtet, ihre Jahresabschlüsse zu veröffentlichen, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. 

2. Internes Rechnungswesen 

Im Gegensatz zum externen Rechnungswesen richtet sich das interne Rechnungswesen an das Management und die Unternehmensführung. Gemeinhin wird es auch als „Controlling“ bezeichnet. Es dient der internen Kontrolle und Planung und unterstützt Entscheidungen durch die Bereitstellung detaillierter Informationen über Kosten, Erträge und Wirtschaftlichkeit. 

Wichtige Aspekte: 

• Kostenrechnung: Hier werden die Kosten der einzelnen Unternehmensbereiche erfasst und analysiert, um die Wirtschaftlichkeit zu steigern. 

• Budgetierung: Die interne Rechnungslegung ermöglicht die Erstellung von Budgets und die Überwachung der Budgeteinhaltung. 

• Management Reporting: Regelmäßige Berichte liefern dem Management wichtige Kennzahlen zur Unternehmenssteuerung. 

• Der wesentliche Unterschied zum externen Rechnungswesen ist, dass das interne Rechnungswesen nur interne Adressaten hat. Aus diesem Grund ist man in der Art der Berechnungen frei und kann dadurch auch kalkulatorische Kosten bei der Budgetierung berücksichtigen. 

3. Vergleichsrechnung 

Die Vergleichsrechnung hat das Ziel, die Leistungsfähigkeit eines Unternehmens im Zeitverlauf oder im Vergleich zu anderen Unternehmen zu analysieren. Hierbei werden unterschiedliche Kennzahlen und Daten herangezogen, um Stärken und Schwächen zu identifizieren. Planung und Steuerung als zukunftsgerichtete Tätigkeiten, haben ihre systematische Einordnung im Controlling. 

Wichtige Aspekte: 

• Zeitvergleich: Die Analyse der finanziellen Entwicklung über verschiedene Perioden zeigt Trends und Veränderungen auf. 

• Benchmarking: Der Vergleich mit Branchenstandards oder Wettbewerbern hilft, die eigene Position im Markt zu bewerten und Verbesserungspotenziale zu erkennen. 

• Kennzahlenanalyse: Wichtige Kennzahlen wie Umsatzrentabilität, Eigenkapitalquote oder Liquidität werden ermittelt und interpretiert. 

4. Planungsrechnung 

Die Planungsrechnung ist ein proaktiver Bereich des Rechnungswesens, der sich mit der zukünftigen Entwicklung des Unternehmens befasst. Sie nutzt historische Daten und Prognosen, um realistische und fundierte Pläne zu erstellen. Sie ist ebenfalls im Controlling angesiedelt. 

Wichtige Aspekte: 

• Budgetplanung: Die Erstellung von Finanzbudgets, die die erwarteten Einnahmen und Ausgaben festlegen, ist ein zentraler Bestandteil der Planungsrechnung. 

• Investitionsplanung: Hierbei werden zukünftige Investitionen bewertet und deren Rentabilität analysiert. 

• Szenariorechnung: Verschiedene Szenarien werden durchgespielt, um auf unterschiedliche wirtschaftliche Entwicklungen vorbereitet zu sein. 

6. Aufgaben von Buchhaltern und Controllern im Rechnungswesen 

Externes Rechnungswesen 

• Erstellung von Jahresabschlüssen: Der Buchhalter bereitet die Bilanz, die Gewinn- und Verlustrechnung sowie den Anhang vor, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. 

• Dokumentation: Er sorgt dafür, dass alle Geschäftsvorfälle ordnungsgemäß dokumentiert werden, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. 

• Steuerliche Abgaben: Der Buchhalter bereitet die notwendigen Unterlagen für die Steuererklärung bzw. für das Steuerbüro vor und sorgt dafür, dass alle Steuern bezahlt werden. 

• Buchführung: Die laufende Buchführung, die Erfassung aller Einnahmen und Ausgaben, gehört zu den täglichen Aufgaben des Buchhalters. 

Internes Rechnungswesen 

• Kostenrechnung: Der Buchhalter erfasst die Kosten auf verschiedenen Kostenstellen, um auf diese Weise die Datengrundlage für das Controlling zu liefern. So lässt sich die Wirtschaftlichkeit der Unternehmensbereiche beurteilen. 

• Budgetüberwachung: Er kontrolliert die Einhaltung von Budgets und erstellt regelmäßige Berichte, die dem Management helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen. Er kann hier zusätzlich von Controllern unterstützt werden, die vorgeben, welche Kostenbestandteile in welcher Gewichtung zu betrachten sind. 

Vergleichsrechnung 

• Kennzahlenanalyse: Der Controller ermittelt aus dem Buchungsstoff wichtige Kennzahlen und erstellt Berichte, die Vergleiche über verschiedene Zeiträume oder mit Wettbewerbern ermöglichen. 

• Trendanalysen: Durch die Analyse von historischen Daten hilft der Buchhalter dem Controller, zukünftige Entwicklungen vorherzusagen und entsprechende Maßnahmen zu planen. 

Planungsrechnung 

• Budgeterstellung: Der Controller beteiligt sich an der Erstellung von Finanzbudgets und Prognosen, die zur Planung der Unternehmensziele dienen. 

• Investitionsrechnung: Er analysiert und bewertet geplante Investitionen, um die Rentabilität zu prüfen und Empfehlungen an das Management auszusprechen. 

• Szenarienentwicklung: Der Controller erstellt verschiedene Szenarien, um die Auswirkungen unterschiedlicher wirtschaftlicher Bedingungen auf das Unternehmen zu evaluieren. 

7. Die Rolle der IT-Abteilung im Rechnungswesen 

Die IT-Abteilung spielt eine entscheidende Rolle im Rechnungswesen, indem sie die notwendigen technischen Systeme und Tools bereitstellt, die für die effiziente Durchführung der Finance-Aufgaben erforderlich sind. Ihre Aufgaben umfassen: 

• Software-Entwicklung und -Wartung: Die IT-Abteilung sorgt dafür, dass die Buchhaltungssoftware aktuell, sicher und benutzerfreundlich ist. Sie implementiert neue Funktionen, die den Buchhaltern helfen, effizienter zu arbeiten. 

• Datenintegration: Sie stellt sicher, dass alle Datenquellen (z. B. Verkaufs-, Lager- und Lohnabrechnungssysteme) miteinander verbunden sind, damit der Buchhalter auf alle notwendigen Informationen zugreifen kann. 

• Sicherheit: Die IT-Abteilung implementiert Sicherheitsmaßnahmen, um sensible Finanzdaten zu schützen und die Einhaltung von Datenschutzvorschriften zu gewährleisten. 

• Schulung und Support: Die IT-Abteilung bietet Schulungen an und unterstützt die Buchhalter und Controller bei technischen Problemen, um einen reibungslosen Ablauf der Buchhaltungsprozesse zu gewährleisten. 

• Automatisierung: Durch die Implementierung von Automatisierungstools kann die IT-Abteilung repetitive Aufgaben im Rechnungswesen vereinfachen und automatisieren, was die Effizienz erhöht und die Fehleranfälligkeit verringert. 

Das Rechnungswesen ist ein unverzichtbares Instrument für Unternehmen, um ihre wirtschaftlichen Aktivitäten zu steuern und zu kontrollieren. Das – externe und interne Rechnungswesen mit ihren Instrumenten der , Vergleichsrechnung und der Planungsrechnung – bieten einen umfassenden Rahmen, um finanzielle Informationen zu erfassen, auszuwerten und strategische Entscheidungen zu treffen. Ein tiefes Verständnis dieser Bereiche ist entscheidend für den langfristigen Erfolg eines Unternehmens.