Die Einführung eines neuen ERP-Systems kann für mittelständische Unternehmen eine transformative Chance sein, um Prozesse zu optimieren und Kosten zu senken. Doch bevor ihr in die Welt der Enterprise Resource Planning (ERP) Systeme eintaucht, müsst ihr euch den Herausforderungen der Datenmigration stellen. Hier sind einige der häufigsten Probleme, die ihr auf eurem Weg zur ERP-Migration begegnen werdet, und wie ihr sie meistern könnt.
Was ist eine ERP-Migration?
Eine ERP-Migration bezeichnet den Prozess, bei dem Daten von bestehenden Software-Systemen in ein neues ERP-System übertragen werden. Obwohl dies viele Vorteile mit sich bringt, ist die Datenmigration oft komplex und zeitaufwendig.
Die Herausforderungen der Datenmigration
1. Datenredundanz und -integrität
In vielen Unternehmen liegen gleiche Daten in unterschiedlichen Systemen oder sogar in verschiedenen Abteilungen vor. Diese Daten können Inkonsistenzen aufweisen, was die Bereinigung vor der Migration zur Herausforderung macht. Es ist entscheidend, dass ihr vor der Migration eine gründliche Überprüfung und Bereinigung eurer Daten durchführt, um sicherzustellen, dass die Informationen in eurem neuen System korrekt sind.
2. Kosten der Datenmigration
Die Vorbereitung der Daten kann kostspielig sein. Es ist nicht nur die Zeit, die eure Teammitglieder für die Migration aufwenden, sondern möglicherweise müsst ihr auch externe Experten hinzuziehen, um die Daten für die Migration vorzubereiten. Stellt sicher, dass ihr ein realistisches Budget für diesen Prozess einplant.
3. Regulatorische Anforderungen
Besonders wenn ihr international tätig seid, müsst ihr die gesetzlichen Anforderungen im Blick behalten. Datenschutzbestimmungen, wie die DSGVO in Europa, müssen bei der Handhabung von Daten berücksichtigt werden. Vergewissert euch, dass eure Datenmigration diesen Anforderungen entspricht.
Strategien zur erfolgreichen ERP-Migration
1. Ein Migrationsteam aufbauen
Stellt ein Team aus verschiedenen Abteilungen zusammen, um zu entscheiden, welche Prozesse und welche zugehörigen Daten wie migriert werden sollen und wie sie bereinigt werden. Ein breiter Blickwinkel auf die Nutzung der Daten in den verschiedenen Abteilungen kann dabei helfen, eine fundierte Entscheidung zu treffen.
2. Datenanalyse und -mapping
Sammelt alle relevanten Daten und überprüft sie auf Fehler und Inkonsistenzen. Das Mapping der Daten auf die spezifischen Formate des neuen ERP-Systems ist entscheidend, um eine automatisierte und fehlerfreie Datenübertragung zu gewährleisten.
3. Informierte Entscheidungen treffen
Nicht alle Daten sind wertvoll. Überlegt euch, welche Informationen veraltet oder irrelevant sind und entscheidet, welche Daten migriert, archiviert oder gelöscht werden sollen.
4. Datenmigration durchführen
Die meisten ERP-Systeme bieten die Möglichkeit, Daten automatisch zu importieren. Arbeitet eng mit eurem Implementierungspartner zusammen, um eine Testumgebung einzurichten und die Usability sowie die Genauigkeit der Daten zu überprüfen, bevor ihr die Migration abschließt.
Best Practices für eine ERP-Migration
- Seid wählerisch mit den migrierten Daten: Übertragt nur aktuelle und relevante Daten, um die Effizienz des neuen Systems zu maximieren. Achtet aber umgekehrt auch auf Vollständigkeit von Stammdaten wie beispielsweise Artikeldaten oder Zahlungskonditionen.
- Testet während der Migration: Führt zuerst kleine Tests durch, um Probleme frühzeitig zu identifizieren.
- Kontinuierliches Testen: Nach der Migration sollte das neue System von verschiedenen Nutzern getestet werden, um sicherzustellen, dass alles reibungslos funktioniert.
Eine gut geplante ERP-Migration kann den Unterschied zwischen einem reibungslosen Übergang und einem chaotischen Umstieg ausmachen. Indem ihr die Herausforderungen der Datenmigration versteht und strategisch angeht, könnt ihr sicherstellen, dass euer neues ERP-System nicht nur rechtzeitig, sondern auch im Budgetrahmen implementiert wird. Denkt daran, dass ein solides Migrationsschema nicht nur die Integrität eurer Daten schützt, sondern auch die Akzeptanz des neuen Systems im gesamten Unternehmen fördert.
Wenn ihr mehr über den Prozess der ERP-Migration erfahren möchtet, zögert nicht, uns zu kontaktieren!
