Was ist ein Beleg?

Der Begriff Beleg (englisch: receipt, document) steht für verschiedene Arten von Dokumenten im Rechnungswesen. Ob als Fremdbeleg oder Eigenbeleg – sie dienen dem Zweck, einen Geschäftsvorfall mit finanzieller Auswirkung auf das Unternehmen dauerhaft zu dokumentieren. Ein Beleg ist somit die Basis für eine Buchung. Er weist zuverlässig deren Richtigkeit nach.

Was gilt es bei Belegen zu beachten?

Es gibt vielerlei Arten von Belegen – von Rechnungen, Quittungen und Kassenbons über Materialentnahmescheine bis hin zum Steuerbescheid. Sie können in Papierform oder elektronisch vorliegen. An das Format stellt der Gesetzgeber grundsätzlich keine besonderen Anforderungen. Inhaltlich muss ein Beleg jedoch mindestens die Bezeichnung und das Datum des Geschäftsvorfalls sowie den dazugehörigen Betrag enthalten. Nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) gilt in Deutschland für jeden Beleg eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.

Im Rechnungswesen unterscheidet man grundsätzlich zwischen einem Fremdbeleg und einem Eigenbeleg.

Was ist ein Fremdbeleg?

Ein Fremdbeleg wird außerhalb des Unternehmens erstellt, etwa von einem Lieferanten oder Kunden und gelangt anschließend in das Unternehmen. Typische Beispiele für einen Fremdbeleg sind Eingangsrechnungen, eingehende Lieferscheine, Kontoauszüge oder auch der Steuerbescheid.

Zusätzlich zum Fremdbeleg gibt es auch den Eigenbeleg, den ein Unternehmen selbst erstellt.

Während ein Fremdbeleg auch als externer Beleg bezeichnet wird, heißt der Eigenbeleg auch interner Beleg. Eine Form dieser internen Belege sind Kopien bestimmter Dokumente, die das Unternehmen nach außen gibt. Das können beispielsweise Ausgangsrechnungen oder Ausgangsgutschriften sein. Die zweite Art von Eigenbelegen dokumentiert interne Vorgänge im Unternehmen, etwa Lohnzahlungen oder Materialentnahmen.

Was ist das Berichtswesen?

Das Berichtswesen (engl. reporting) bezieht sich auf das Verfassen von Berichten, um unternehmerische Entscheidungen zu erleichtern. Zu diesen Berichten zählt auch der Jahresabschluss eines Unternehmens, der sich aus der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung zusammensetzt.
Möchte das Unternehmen eine Analyse vornehmen, die sich auf die betrieblichen Abläufe bezieht, greift der Inhaber des Unternehmens oder der Geschäftsführer einer GmbH für das Reporting auf die Zahlen aus dem Controlling und der internen Kosten- und Leistungsrechnung zurück.

Welche Aufgaben hat das Reporting?

Das Reporting hat hauptsächlich zwei Aufgaben. Extern dient es unter anderem dem Finanzamt zur Steuerveranlagung des Unternehmens. Intern soll es dem Inhaber oder den Anteilseignern einen Überblick über das eigene Unternehmen verschaffen.
Ein solides Berichtswesen kann ein Unternehmen in den unterschiedlichsten Bereichen unterstützen. So lässt sich mithilfe eines Reports z.B. ein Soll-Ist-Vergleich zwischen den aktuellen Zahlen und den Werten einer Plan-Bilanz herstellen. Auf diese Weise können Entscheider Schwierigkeiten erkennen und Gegenmaßnahmen treffen. Diese Transparenz dient als Entscheidungshilfe, beispielsweise bei Entscheidungen über Investitionsvorhaben:

• Können wir uns die Investition aktuell leisten?
• Welche Bereiche sind davon betroffen?
• Soll sie eigenkapital- oder fremkapitalfinanziert sein?
• Sollten wir mit der Bank sprechen?

Was ist eine Bilanz?

Eine Bilanz (engl. balance sheet) ist eine für einen bestimmten Zeitpunkt, den Bilanzstichtag, vorgenommene Gegenüberstellung der Aktiva (Vermögen) und Passiva (Schulden) eines Unternehmens. Die Bilanz ist zusammen mit der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und des Anhangs Teil des Jahresabschlusses.

Welche Aufgaben hat die Bilanz?

Die Bilanz dient der Gewinnermittlung, der Information und der Dokumentation. Die Dokumentationsfunktion erfüllt die Bilanz durch die Gegenüberstellung aller Vermögenswerte und Verbindlichkeiten. Die Gewinnermittlungsfunktion ergibt sich aus der im Rahmen der Bilanz erfolgten Ermittlung des Jahresüberschusses (Gewinn) oder des Jahresfehlbetrages (Verlust).

Für die Geschäftsleitung, die Eigentümer und andere Institutionen, Gruppen oder Personen wie beispielsweise das Finanzamt hat die Bilanz eine Informationsfunktion.

Wer ist verpflichtet eine Bilanz aufzustellen?

Kaufleute sind nach § 238 Abs. 1 HGB zur Führung von Büchern verpflichtet. Davon sind Kapitalgesellschaften ebenso wie Personengesellschaften betroffen. Einzelunternehmer müssen erst dann eine Bilanz aufstellen, wenn an zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren die Umsatzerlöse jeweils mehr als 800.000 Euro und der Jahresüberschuss jeweils mehr als 80.000 Euro beträgt (vgl. § 241a HGB). Freiberufler, die wie Steuerberater, Architekten oder Ärzte ihre Tätigkeit ohne eine Gewerbeanmeldung ausüben können, sind nicht zur Bilanzierung verpflichtet. Welche Tätigkeiten als freiberuflich gelten, definiert §18 Abs. 1 Nr. 1 EStG.

Was ist eine Bilanzanalyse?

Bei der Bilanzanalyse wird mithilfe verschiedener Kennzahlen ein genaues Bild der aktuellen wirtschaftlichen und finanziellen Situation eines Unternehmens ermittelt. Die Bilanzanalyse dient darüber hinaus dazu, Prognosen für die wirtschaftliche Zukunft zu erstellen. Eine Bilanzanalyse kann mit unterschiedlichen Zielsetzungen durchgeführt werden. In Rahmen einer erfolgswirtschaftlichen Bilanzanalyse wird ermittelt, wie ertragsstark ein Unternehmen ist. Bei der finanzwirtschaftlichen Bilanzanalyse steht dagegen die finanzielle Situation im Vordergrund, beispielsweise wie hoch der Fremdkapitalanteil oder die Eigenkapitalrendite des Unternehmens sind.

Unternehmen, die zur Bilanzierung verpflichtet sind, müssen immer eine Handelsbilanz und eine Steuerbilanz erstellen, die je nach Zweck der Bilanzanalyse verwendet werden. Die Steuerbilanz wird aus der Handelsbilanz abgeleitet. Sie wird vom zuständigen Finanzamt für die Berechnung der Ertragsteuern des Unternehmens herangezogen. Darüber hinaus dient sie als Berechnungsgrundlage für die Ermittlung der Einkommens-, Gewerbesteuer- und Körperschaftsteuerbeträge.

Bilanzanalyse

Im Rahmen einer Bilanzanalyse (engl. balance sheet analysis) – auch als Jahresabschlussanalyse bekannt – wird die aktuelle und die zukünftige Vermögens- und Ertragslage eines bilanzierenden Unternehmens untersucht.
Um das Zahlenwerk aussagekräftig analysieren zu können, werden verschiedene Kennzahlen eingesetzt. Hierzu zählt z.B. der Anlagendeckungsgrad, der das Eigenkapital ins Verhältnis zum Anlagevermögen setzt. Ergibt sich ein Wert von über 50%, weiß ein sachkundiger Bilanzleser, dass das Unternehmen solide finanziert ist.

Eine weitere Kennzahl der Bilanzanalyse ist der Cashflow. Dieser stellt die Zahlungszuflüsse und -abflüsse einer bestimmten Periode dar. Ein positiver Cashflow zeigt dem Unternehmer, dass sein Unternehmen wirtschaftlich arbeitet.

Interne und externe Jahresabschlussanalyse

Eine Bilanzanalyse ist auf verschiedenen Wegen möglich. Die interne Jahresabschlussanalyse stellt auf Informationen ab, die für den Betriebsinhaber oder einen Anteilseigner gedacht sind. Hier sind die konkreten Zahlen eines Jahres Gegenstand der Analyse.

Soll hingegen eine externe Jahresabschlussanalyse durchgeführt werden – diese liefert z. B. Kunden, Aktionären und dem Finanzamt ein Bild von dem Unternehmen – kommen als Informationsmaterial der publizierte Jahresabschluss oder ein Geschäftsbericht in Betracht.

Bilanzierungsgrundsätze

Die Bilanzierungsgrundsätze (engl. Accounting policies) stellen sicher, dass Jahresabschlüsse ordnungsgemäß erstellt werden.

Zu den Grundsätzen, die der Ersteller zu beachten hat, gehört die Bilanzwahrheit. Dies bedeutet, dass die mit dem Jahresabschluss gegebenen Informationen zur Vermögens- und Ertragslage eines Unternehmens der Wahrheit entsprechen.

Das Vorsichtsprinzip verpflichtet den Ersteller einer Bilanz Aktiva und Passiva vorsichtig zu bewerten. Ein Verlust, der noch nicht realisiert wurde, muss in der Bilanz ausgewiesen werden, Gewinne dürfen aber erst nach ihrer Realisierung berücksichtigt werden.

Für die Bilanzposten der Aktiva muss der Unternehmer das Niederstwertprinzip beachten. Dies bedeutet, dass er z.B. für die Vermögensgegenstände des Sachanlagevermögens maximal die Anschaffungskosten ansetzen darf. Das Niederstwertprinzip findet auch Anwendung bei den Bilanzposten des Umlaufvermögens. So dürfen z.B. Vorräte nur mit ihrem Einkaufspreis bilanziert werden.

Für die Bilanzposten auf der Passivseite gilt analog das Höchstwertprinzip.

Bei einer Missachtung der Bilanzierungsgrundsätze muss ein Unternehmer mit Sanktionen rechnen, die aus einer Freiheitsstrafe oder einer Geldstrafe bestehen können.

Brutto und Netto (engl. gross / net) bezeichnen eine steuerliche Unterscheidung, im Geschäftsalltag ist i.d.R. die Umsatzsteuer gemeint.

• Netto bezeichnet grundsätzlich den Preis eines Gutes oder einer Dienstleistung ohne die Umsatzsteuer.
• Brutto bezeichnet den Gesamtbetrag inklusive der Umsatztsteuer.

Wie rechne ich netto in brutto um?

Beispiel: Der Nettopreis liegt bei 100 EUR. Dann liegt der Bruttopreis bei 100 EUR zzgl. 19% Umsatzsteuer = 119 EUR.
Die Rechnung lautet Nettopreis * 1,19 = Bruttopreis.
Die Rechnung variiert entsprechend dem Steuersatz.
Liegt der Steuersatz z.B. bei 7% lautet die Rechnung 100 EUR netto * 1,07 = 107 EUR brutto.

Wie rechne ich brutto in netto um?

Beispiel: Der Bruttopreis liegt bei 100 EUR. Dann liegt der Nettopreis bei 19% Umsatzsteuer bei 100 EUR / 1,19 = 84,03 EUR. Die Umsatzsteuer beträgt 100 EUR brutto – 84,03 EUR netto = 15,97 EUR.
Auch hier lässt sich die Berechnungsformel dem Steuersatz anpassen.
Liegt der Steuersatz z.B. bei 7%, lautet die Rechnung 100 EUR / 1,07 = 93,46 EUR. Die Umsatzsteuer beträgt hier also nur 6,54 EUR.

Wie rechne ich aus einem Bruttopreis die Umsatzsteuer aus?

Beispiel: Bruttopreis 100 EUR

1. 19% Umsatzsteuer
2. 7% Umsatzsteuer

Wie hoch ist die Steuer?

Lösung 1: (100 EUR / 1,19) * 0,19 = 15,97 EUR
Lösung 2: (100 EUR / 1,07) * 0,07 = 6,54 EUR

Welcher Preis ist gemeint?

• Da die Umsatzsteuer ein durchlaufender Posten ist, werden Preise zwischen Unternehmen grundsätzlich netto verhandelt, die Rechnung wird allerdings brutto gestellt.
• Bei Preisen für Privatpersonen handelt es sich immer um Bruttopreise.
• Bei Kleinunternehmern ist brutto gleich netto. Sie führen keine Umsatzsteuer ab und dürfen sie auf den Rechnungen nicht ausweisen. Gleichsam dürfen sie keine Vorsteuer geltend machen.

Was ist ein Debitor?

Der Begriff Debitor (engl. debtor) kommt aus der lateinischen Sprache und ist abgeleitet von debere (schulden, verdanken). Debitor ist ein anderer Begriff für Kunde. Debitoren können sowohl natürliche Personen, juristische Personen des öffentlichen Rechts und Unternehmen sein.

Wie erfolgt die Abbildung in der Unternehmensbilanz?

Ansprüche an Debitoren resultieren aus Dienstleistungen oder Warenlieferungen. Um diese Ansprüche gegen die übrigen Forderungen des Unternehmens abzugrenzen, wurde nach § 266 Abs. 2 B II Nr. 1 HGB eine separate Bilanzposition auf der Aktivseite geschaffen: Forderungen aus Lieferungen und Leistungen. Dadurch soll erreicht werden, dass sich Bilanzleser ein gutes Bild über die Forderungsstruktur des Unternehmens machen können.

Die Höhe der offenen Ansprüche eines Betriebes unterscheidet sich stark nach Wirtschaftszweig und Art des Vertriebs. Ein Onlineshop verfügt gewöhnlich über einen hohen Anteil an offenen Forderungen (durch die Zahlungsarten Rechnung und Lastschriftverfahren), wohingegen der Einzelhandel vor Ort durch Sofortzahlung eine geringe Zahl an offenen Forderungen vorweist. Demnach ist das Ausfallrisiko für den Onlineshop höher.

Was sind Debitoren in der Bilanz?

Die Position Forderungen aus Lieferungen und Leistungen fasst die Salden der Debitoren zusammen und zeigt so die offenen Forderungen. Den Forderungen stehen Umsätze gegenüber. Dies resultiert theoretisch aus dem Grundsatz, dass Forderungen Umsätze generieren und praktisch daraus, dass der Buchungssatz Forderungen an Umsatzerlöse lautet.

Umsätze dürfen erst im Zeitpunkt der Realisierung eingebucht werden. Dies bedeutet, dass ein Umsatz erst dann gebucht werden darf, wenn die Leistung erbracht wurde. Als Konsequenz bedeutet dies, dass auch die Forderung erst dann gezeigt werden darf.

Beispiel: Ein Kunde bestellt in einem Onlineshop und zahlt per Vorauskasse. In diesem Moment liegt weder eine Forderung noch ein Umsatz vor. Es handelt sich vielmehr um eine erhaltene Anzahlung, die vom Charakter her eine Verbindlichkeit ist. Warum ist das so? Der Onlineshop hat Geld vereinnahmt, dafür aber noch nichts getan. Er ist in der Pflicht.

Anders ist es, wenn ein Kunde auf Rechnung bestellt und der Onlineshop daraufhin liefert. Bei durchgeführter Lieferung hat er seine Leistung erbracht und bucht Forderungen an Umsatzerlöse. Das ist unabhängig vom Zahlungszeitpunkt des Kunden.

Zahlt der Kunde nicht, folgt das Mahnverfahren. Bleibt das Mahnverfahren erfolglos oder gestaltet sich langwierig, wird die Position aus den Debitoren in die sog. „dubiosen Debitoren“ umgebucht. Dies sind solche Debitoren, bei denen mit einem Zahlungsausfall zu rechnen ist. Ist die Forderung schließlich uneinbringlich, muss eine Wertberichtigung erfolgen. Dies generiert Aufwand für das Unternehmen und bedeutet: Der Onlineshop erleidet einen wirtschaftlichen Schaden.

Was sind Debitoren und was sind Kreditoren?

Lieferanten (Kreditoren, engl. vendor) sind das Gegenstück zu Debitoren.

Was ist der Deckungsbeitrag?

Der Deckungsbeitrag (kurz DB; engl. contribution margin) ist ein Instrument, das in der betrieblichen Kostenrechnung eines Unternehmens verwendet wird.
Die Deckungsbeitragsrechnung ist der Teilkostenrechnung zuzuordnen, weil bei der Ermittlung nur die variablen Kosten berücksichtigt werden.

Als variabel gelten alle Kosten, die in direkter Abhängigkeit zum Produktionsprozess und somit analog zum Umsatz anfallen. Zu den variablen Kosten zählen z.B. die Materialkosten. Je mehr Güter ein Unternehmen zum Verkauf herstellt, desto mehr Material benötigt es. Damit steigt auch der Anteil der variablen Kosten.

Wie wird der Deckungsbeitrag berechnet?

Um den Deckungsbeitrag zu ermitteln, werden die variablen Kosten, die für die Herstellung eines Produkts anfallen, von den Erlösen abgezogen, die sich bei dem Verkauf dieses Produkts erzielen lassen.

Was ist das Ziel der Deckungsbeitragsrechnung?

Ziel der Deckungsbeitragsrechnung ist es, den Betrag des Erlöses zu ermitteln, der dem Unternehmen für die Deckung der Fixkosten zur Verfügung steht. Zu den fixen Kosten gehören alle Aufwendungen, die das Unternehmen unabhängig von einem Produktionsprozess aufwenden muss. Ein Beispiel ist die Miete.

Was ist die doppelte Buchführung?

Die doppelte Buchführung (engl. double-entry accounting oder double-entry bookkeeping) wird auch Doppik genannt. Für dieses Kunstwort gibt es mehrere Erläuterungen, es könnte aus „Doppelte Buchführung in Konten“ entstanden sein. Sie dient der Erfassung aller Geschäftsvorfälle zum Zwecke der Gewinnermittlung. Sie ist die Grundlage für die Erstellung des Jahresabschlusses.

Die doppelte Buchführung zeichnet sich dadurch aus, dass alle Geschäftsvorfälle auf zwei Konten gebucht werden müssen, einmal als Soll- und einmal als Habenbuchung (daher „doppelt“). Jeder Eintrag in einem Konto muss zwingend mit einem Gegenkonto erfasst werden.

Welche Konten sind für die doppelte Buchführung zu wählen?

Welche Konten genau zu wählen sind, hängt vom Sachverhalt ab, der zu verbuchen ist. Als Faustregel gelten folgende Buchungssätze:

• Forderungen an Umsatzerlöse
• Aufwand an Verbindlichkeiten

Beispiel
Ein Kunde kauft eine Kaffeemaschine in einem Onlineshop auf Rechnung. Die Umsatzsteuer wird an dieser Stelle zur Vereinfachung vernachlässigt. Nach dem Kauf erhält der Kunde eine Bestellbestätigung. Eine Rechnung darf ihm erst ausgestellt werden, wenn der Shop seine Leistung erbracht hat. Solange die Kaffeemaschine nicht auf dem Versandweg ist, ist die Leistungserbringung noch offen. Der Buchungssatz im Moment der Leistungserbringung lautet Forderungen an Umsatzerlöse.

Wenn später die Zahlung des Kunden eingeht, lautet der Buchungssatz Bank an Forderungen. Der Geldbestand wird höher. Sobald der Kunde (Debitor) seine Rechnung bezahlt hat, erlischt die Forderung. Die Ansprüche wurden beiderseits bedient. Aus diesem Grunde wird die Forderung durch die Haben-Buchung ausgeglichen. Die Umsatzerlöse bleiben hiervon unberührt, denn der Umsatz hat stattgefunden und hat mit Zahlungsvorgängen nichts zu tun.

Wer muss doppelte Buchführung anwenden?

Nach § 238 HGB Abs. 1 ist grundsätzlich jeder Kaufmann verpflichtet, Bücher zu führen und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung darzustellen. Ausnahmen hiervon gibt es für kleine Einzelkaufleute, die bestimmte Größenkriterien nicht überschreiten (vgl. § 241a HGB) sowie für Freiberufler.