Die Implementierung einer ERP-Migration ist ein entscheidender Schritt für mittelgroße und große Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse optimieren und effizienter gestalten wollen. Da diese Migrationen jedoch oft komplex und risikoreich sind, ist es wichtig, bewährte Methoden zu befolgen, um eine erfolgreiche Implementierung sicherzustellen. Schauen wir uns die Best Practices für die Implementierung einer ERP-Migration an.
1. Sorgfältige Planung und Anforderungsanalyse
Beginnt mit einer gründlichen Planung und Analyse der Anforderungen und Prozesse. Stellt sicher, dass ihr die Geschäftsziele klar definiert und die spezifischen Anforderungen eures Unternehmens versteht.
Zentrale Fragen:
- Welche Information fließt von wo nach wo?
- Welche Abteilung ist an welchem Prozess beteiligt?
- Kennen wir alle Zusammenhänge, was passiert, wenn wir X ändern? Kennen wir alle Auswirkungen dieser Änderung, auch auf andere Prozesse und Abteilungen?
- Wer muss wann wozu informiert werden?
- Wie ist der Ist-Zustand?
- Ist die Migration eine Chance zu einem lange geplanten Soll-Zustand überzugehen und wie kann dies schrittweise erfolgen?
Unterschiedliche Fragestellungen je nach Branche und Anwendungsbereich
Bei einem Fertigungsunternehmen könnte ein gewünschter Sollzustand z.B. die Echtzeit-Produktionsüberwachung oder eine erweiterte Lagerverwaltung mithilfe des ERP-Systems sein. Bei einem Softwareunternehmen könnte ein Teil des Zielprozesses die integrierte Auftragsplanung, Zeiterfassung und Abrechnung sein.
Diese genaue Planung hilft dabei, das richtige ERP-System oder bestimmte essenzielle Module auszuwählen und die Migration reibungslos zu gestalten.
2. Auswahl des richtigen ERP-Systems
Wählt ein ERP-System, das zu den spezifischen Bedürfnissen und der Größe eures Unternehmens passt. Berücksichtigt dabei Faktoren wie Skalierbarkeit, Benutzerfreundlichkeit und Integrationsfähigkeit mit bestehenden Systemen. Schnittstellen sind von hoher Relevanz, aber auch Systemstandards wie Spracheinstellungen, Zeitzonen und bestimmte Reportings können den Einsatz vereinfachen.
Ein großes Handelsunternehmen entschied sich beispielsweise für ein ERP-System, das nahtlos in seine bestehenden CRM- und Finanzprozesse integriert werden konnte. Diese Kompatibilität reduzierte die Komplexität der Migration und ermöglichte eine schnellere Implementierung.
3. Datenbereinigung und -validierung
Führt vor der Migration eine gründliche Datenbereinigung und -validierung durch. Stellt sicher, dass alle Daten vollständig und konsistent sind, um Probleme während und nach der Migration zu vermeiden. Ein Dienstleistungsunternehmen hatte inkonsistente Kundendaten wie Dubletten in seinem alten System. Durch umfassende Validierungsprozesse vor der Migration stellte das Unternehmen sicher, dass die Daten bereinigt wurden und vollständig und eindeutig übernommen werden konnten, was spätere Probleme bei der Datenverarbeitung im neuen ERP-System verhinderte.
4. Schulung und Change-Management
Investiert in die Schulung eurer Mitarbeiter und in ein effektives Change-Management. Stellt sicher, dass alle Nutzer des neuen ERP-Systems geschult sind und die Vorteile der neuen Technologie verstehen. Ein Finanzdienstleister implementierte ein neues ERP-System und stellte sicher, dass alle Mitarbeiter, insbesondere die in der Buchhaltungsabteilung, umfassend geschult wurden. Regelmäßige Schulungen und offene Kommunikationskanäle halfen dabei, die Akzeptanz und das Verständnis der neuen Prozesse zu gewährleisten.
5. Pilotmigration und Testen
Führt eine Pilotmigration durch, um potenzielle Probleme frühzeitig zu identifizieren und zu beheben. Testet alle Funktionen des neuen Systems gründlich, bevor ihr die vollständige Migration durchführt. Ein Logistikunternehmen entschied sich, eine Pilotmigration mit einer einzelnen Abteilung durchzuführen. Durch diesen Testlauf konnte das Unternehmen Integrationsprobleme mit den bestehenden Lagerverwaltungssystemen identifizieren und diese vor der vollständigen Migration beheben.
Häufige Herausforderungen und wie ihr sie überwindet
Dateninkonsistenz kann die Migration erheblich erschweren. Stellt sicher, dass ihr vor der Migration umfassende Datenbereinigungsprozesse durchführt. Die Integration neuer ERP-Systeme mit bestehenden Systemen kann komplex sein, daher solltet ihr ein ERP-System wählen, das über robuste Integrationsfunktionen verfügt. Die Akzeptanz neuer Systeme durch die Nutzer kann eine Herausforderung sein; investiert in Schulungen und kommuniziert die Vorteile der neuen Technologie klar. Technischen Probleme während der Migration könnt ihr mit Pufferzeiten begegnen. Idealerweise steht euch ein Expertenteam bereit, um schnell auf Probleme reagieren zu können.
Die Implementierung von ERP-Migrationen erfordert sorgfältige Planung, die richtige Tool-Auswahl, gründliche Datenbereinigung, effektives Change-Management und umfassendes Testen. Indem ihr diese Best Practices befolgt und auf häufige Herausforderungen vorbereitet seid, könnt ihr die Migration erfolgreich durchführen und die Vorteile eines modernen ERP-Systems voll ausschöpfen.
Wenn ihr mehr darüber erfahren möchtet, wie wir euch bei eurer ERP-Migration helfen können, kontaktiert uns noch heute. Wir unterstützen euch gerne bei der Optimierung eurer Finance- Geschäftsprozesse und bei allen Finance-relevanten Themen rund um eure ERP-Migration.
