Ein Kassenbuch ist ein zentrales Verzeichnis aller Bargeldbewegungen in einem Unternehmen. Es dient zur lückenlosen Dokumentation von Einzahlungen und Auszahlungen und ist ein wichtiger Bestandteil der Buchführung. Im Kassenbuch werden für jeden Geschäftsvorfall bestimmte Informationen festgehalten, darunter:
- Datum: Datum des Geschäftsvorfalls
- Belegnummer: Nummer zur Identifizierung des Belegs
- Buchungstext: Kurzbeschreibung des Geschäftsvorfalls
- Betrag: Einzahlungen oder Auszahlungen im Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall
- Kassenbestand: Saldo der Kasse nach Abschluss des Geschäftsvorfalls
- Der Beleg für jeden Kassenvorgang muss verbucht und aufbewahrt werden (z.B. Beleg über den Einkauf eines Blumenstraußes durch die Personalabteilung für einen Mitarbeitergeburtstag).
Zusätzlich zu diesen Pflichteinträgen können im Kassenbuch weitere Informationen festgehalten werden. Alle Einträge im Kassenbuch müssen chronologisch geordnet und nachträglich unveränderbar sein.
Pflicht zur Kassenbuchführung:
Ein Kassenbuch ist notwendig, sobald Barvorgänge abgewickelt werden. Es ist von einer Registrierkasse (Kassensystem) noch einmal zu unterscheiden, welche für Unternehmen zum Einsatz kommt, deren Endkunden regelmäßig mit Bargeld zahlen (z. B. Gastronomie).
Ein Kassenbuch hingegen ist für den eigenen Einsatz von Bargeld relevant (z. B. Einkauf im Supermarkt für ein Geschäftsessen gegen Barzahlung, Einkauf von Porto gegen Barzahlung, usw.). In einigen Unternehmen gibt es hierfür eine kleine, abschließbare Geldkassette, in der das Bargeld aufbewahrt wird. Das Kassenbuch verhindert, dass Bargeld verschwindet oder plötzlich mehr Geld, als erwartet vorhanden ist und man den Ursprung nicht mehr zurückverfolgen kann.
Um die Kasse zu prüfen, prüft man, ob der Kassenbestand in den Büchern mit dem tatsächlichen Geldbestand, der regelmäßig gezählt werden muss, übereinstimmt. Ferner prüft man die lückenlose Darstellung des Kassenbuchs und vergleicht (1) den Saldo des Kassenbuchs mit (2) dem physisch vorhandenen Geldbetrag und (3) dem korrespondierenden Konto in der Buchführung („Kasse“) zu einem bestimmten Stichtag. Alle drei müssen betragsgenau übereinstimmen.
Kassenbuch in Excel:
Die Führung eines Kassenbuchs in Excel ist grundsätzlich möglich, sofern alle Anforderungen an die Kassenführung erfüllt werden. Dies bedeutet, dass die Einträge chronologisch geordnet, nachträglich unveränderbar und lückenlos sein müssen. Es ist wichtig zu beachten, dass Excel keine manipulationssichere Lösung ist. Daher ist es ratsam, die Daten aus dem Excel-Kassenbuch regelmäßig zu sichern und die Aufbewahrungsfristen für steuerrelevante Unterlagen zu beachten.
Besser ist es, das Kassenbuch gleich in einer Software zu führen, die von vornherein die Einhaltung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sicherstellt.
Anerkannte Kassenbücher und Auswahl:
Es gibt verschiedene Arten von Kassenbüchern, z. B.:
- Manuelle Kassenbücher: Diese Kassenbücher werden in Papierform geführt und erfordern die manuelle Erfassung aller Daten.
- Elektronische Kassenbücher: Diese Kassenbücher werden auf einem Computer oder einem anderen elektronischen Gerät geführt. Sie bieten den Vorteil, dass die Daten automatisch verarbeitet werden können.
- Kassensysteme: Kassensysteme sind spezielle Softwareprogramme zur Führung von Kassenbüchern. Sie können auch mit Hardware verbunden sein (z.B. Registrierkasse). Sie bieten häufig zusätzliche Funktionen wie die Erstellung von Rechnungen und die Verwaltung von Kundenstammdaten.
Die Wahl des richtigen Kassenbuchs hängt von den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens ab. Bei der Auswahl sollte insbesondere auf die folgenden Punkte geachtet werden:
- Anzahl der Bargeldbewegungen: Unternehmen mit vielen Bargeldbewegungen benötigen ein leistungsfähiges Kassensystem, während für Unternehmen mit wenigen Bargeldbewegungen ein einfaches Kassenbuch ausreichend sein kann.
- Anforderungen an die Sicherheit: Kassenaufzeichnungen müssen manipulationssicher sein.
- Benutzerfreundlichkeit: Das Kassenbuch sollte einfach zu bedienen sein und den Mitarbeitern keine unnötigen Arbeitsschritte abverlangen.
- Kosten: Die Kosten für Kassenbücher variieren stark. Es ist wichtig, verschiedene Angebote zu vergleichen und das beste Preis-Leistungs-Verhältnis zu finden.
Habt ihr noch Fragen zu diesem Thema? Schreibt uns gerne an!