Eine Mahnung ist die Aufforderung an den Schuldner, seine fällige Zahlung zu leisten. Sie dient dazu, den Zahlungsverzug zu dokumentieren und den Schuldner an die ausstehende Zahlung zu erinnern. Im Folgenden erfahren ihr alles Wissenswerte rund um das Thema Mahnung, inklusive Tipps für Unternehmen.
Wann sollte man eine Mahnung schreiben?
Eine Mahnung hat im Rechnungswesen die Funktion einer Zahlungserinnerung. Häufig wird ein mehrstufiges Mahnverfahren in Unternehmen etabliert. Wenn beispielsweise ein dreistufiges Mahnverfahren besteht, kann die erste Mahnung noch sehr freundlich und höflich formuliert sein („… sicherlich haben Sie übersehen, dass unsere Forderung noch nicht beglichen wurde“). Bis zur letzten Mahnung verschärft sich der Ton und weitere Maßnahmen können angekündigt werden. Eine Maßnahme kann beispielsweise die Eintreibung über ein Inkassobüro oder die Ergreifung von anderen rechtlichen Schritten sein.
Wie schreibt man eine Mahnung?
Eine Mahnung kann folgende Punkte enthalten:
- Name und Anschrift des Gläubigers und des Schuldners
- Datum der Mahnung
- Rechnungsnummer oder Auftragsnummer
- Betreff: Mahnung
- Höhe der Forderung
- Fälligkeit der Forderung
- Frist zur Zahlung
- Hinweis auf die Folgen des Verzugs (z. B. Mahngebühren, Verzugszinsen)
Tipps für Unternehmen beim Mahnwesen
- Erstellt ein professionelles Mahnwesen: Verwendet standardisierte Mahnschreiben und passt diese an den jeweiligen Schuldner an.
- Versendet Mahnungen pünktlich: Je früher ihr eine Mahnung versendet, desto größer ist euer Chance, das Geld zügig zu erhalten. Aber Vorsicht: Einige Unternehmen versenden ihre Mahnungen zu schnell, teils vor Ablauf des Zahlungsziels. Das macht keinen guten Eindruck!
- Setzt Fristen: Legt in der Mahnung eine klare Frist zur Zahlung fest.
- Bietet Ratenzahlung an: Wenn der Schuldner die gesamte Summe nicht sofort zahlen kann, bietet ihm eine Ratenzahlung an.
- Bleibt höflich und professionell: Auch im Mahnwesen ist ein freundlicher Ton wichtig.
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